Una clínica dental debe tener cubiertas las espaldas en lo referente a la legislación de clínicas dentales en factores como la privacidad, la contabilidad y los recursos humanos, pero tu software de gestión también debe estar a la altura.
En la viabilidad de un negocio entran en juego cuestiones como la calidad del servicio, la ubicación, la tarifas o el marketing, pero todo eso puede irse al traste si falla la trastienda legal. Como cualquier otra empresa, las clínicas dentales deben cumplir con sus obligaciones fiscales y contables, pero al pertenecer al sector sanitario también deben seguir estrictos protocolos de seguridad e higiene, y cumplir con diversas certificaciones. Paralelamente, los requisitos de privacidad se multiplican también considerablemente debido a que se manejan datos muy sensibles.
Por otro lado, la creciente digitalización de las clínicas dentales ha abierto un nuevo frente: que todo el software de gestión esté actualizado a las últimas exigencias legales, especialmente las relacionadas con fiscalidad y privacidad.
En este artículo cubriremos las obligaciones legales de un negocio de estas características y cómo se traducen en un software de gestión con un entorno rápidamente cambiante.
Principales obligaciones legales
Si estás pensando en abrir una clínica dental o quieres revisar la situación de tu negocio, hay cuatro áreas principales que debes vigilar de cerca. Cada comunidad autónoma cuenta con sus propios requisitos, por lo que además deberás consultar las particularidades de tu régimen autonómico. Por ejemplo, en la Comunidad de Madrid, si se llevan a cabo sedaciones en el gabinete dental es preciso contar con una superficie mínima de 12 m2.
Licencias y seguros
Para empezar a operar como negocio, una clínica dental debe estar dada de alta en Hacienda. Sin embargo, antes será preciso obtener varias licencias:
- Licencia de actividad. Se trata de la licencia del local donde se vaya a llevar a cabo la actividad.
- Licencia de funcionamiento. Esta es la autorización que requiere un centro sanitario para operar. Está expedida por la consejería de Sanidad y tiene plazos prolongados de concesión, por lo que conviene solicitarla cuanto antes.
- Seguro de responsabilidad civil. Es preciso que cuentes con un seguro en caso de que debas afrontar indemnizaciones por negligencias o accidentes.
Aparte de estas categorías, hay que tener en cuenta las titulaciones de los respectivos empleados. Normalmente, una clínica reúne estos perfiles profesionales especializados:
- Odontólogo
- Higienista dental
- Auxiliar dental
Las titulaciones de todos ellos se dan por descontado, pero el odontólogo deberá contar, además, con un número de colegiado que le permita ejercer su labor profesional.
Obligaciones fiscales y contables
Estas son las obligaciones comunes a cualquier negocio. Incluyen el alta en actividades económicas, concretamente bajo el epígrafe 8623 del CNAE correspondiente a las actividades odontológicas; la presentación de los formularios correspondientes al IVA, en este caso para tratamientos estéticos, ya que el resto estaría exento; las retenciones de IRPF; o el impuesto de sociedades.
En lo que respecta al software, uno de los principales cambios que se avecinan es la implantación de la factura electrónica, que será obligatoria en los próximos años. En esa línea, una de las leyes más críticas, y cuya implantación se prevé para el 1 de julio 2024, es el Reglamento de la Ley Antifraude.
Ambas exigencias están orientadas a garantizar la trazabilidad de las facturas y de todos los procesos contables ejecutados con el software empleado: quién y cuándo lo utiliza, cuáles son los principales eventos y la posibilidad de poner a disposición de la AEAT todos los registros con sus respectivas firmas digitales.
Por eso, es crucial que tu software de gestión esté preparado para ambas eventualidades en el momento en que pasen a ser una exigencia legal.
Obligaciones sanitarias y de equipos
Por supuesto, las clínicas dentales comparten muchos de los requisitos de un centro de salud general. Estas son algunas de las obligaciones sanitarias más comunes:
- Equipos básicos. Hay una serie de equipos que son obligatorios como el sillón odontológico reclinable, el aspirador de alta velocidad, el depósito de recogida de residuos biosanitarios o la escupidera con agua corriente, entre otros.
- Protección radiológica. Si utilizas máquinas de rayos X, deberás contar con los permisos necesarios para proteger a los pacientes y los empleados en su operativa.
- Higienización de equipos. Para el lavado y desinfección de instrumental, tal como sucede con máquinas de reprocesamiento mecánico, es conveniente que cumplan las normas ISO al objeto de lograr una correcta higienización.
- Gestión de residuos. En este caso, se trata de utilizar los recipientes designados por la normativa autonómica para residuos biológicos.
Obligaciones laborales en la legislación de clínicas dentales
Como cualquier empresa que tenga empleados en nómina, una clínica dental deberá cumplir una serie de requisitos en términos de recursos humanos. El convenio sectorial, el tipo de contrato, el cumplimiento del salario mínimo interprofesional o los días de vacaciones son cuestiones elementales. Sin embargo, en los últimos años se han añadido algunas exigencias nuevas. Estas son las más importantes:
- El registro salarial. Desde principios de 2021 toda empresa debe contar con un registro de salarios desagregado por sexo. Esta medida va encaminada a reducir la brecha de género salarial.
- Evaluación de riesgos psicosociales. Junto con la normativa ya existente de prevención de riesgos laborales será preciso evaluar riesgos psicosociales en el desempeño de las tareas de cada empleado, es decir, aquellas funciones que puedan suponer riesgos para la salud mental.
- Canal de denuncias interno. Aunque solo es aplicable a empresas de más de 50 empleados, conviene tener en cuenta la obligación legal de ofrecer un cauce de denuncias por prácticas irregulares.
Junto con este tipo de normas, habrá que implementar protocolos de uso de herramientas informáticas. Aunque no se trata de algo estrictamente obligatorio, evitará el uso erróneo de los dispositivos y problemas de filtración de datos, lo que nos lleva al siguiente punto.
Obligaciones de privacidad
Este es el campo en el que más irregularidades suelen producirse, especialmente por desconocimiento a la hora de aplicar las normativas. No obstante, las sanciones pueden alcanzar cifras estratosféricas en caso de que afecten a datos como historiales clínicos. El actual RGPD cubre múltiples documentos y tipos de datos como:
- Datos de contacto
- Listas de correo para marketing
- Consentimientos informados
- Presupuestos y documentos financieros
- Historiales clínicos
- Imágenes como radiografías y resonancias
Con la creciente digitalización de las clínicas dentales, todos o casi todos estos datos se canalizan a través de los sitios web y los programas de software de gestión. Aquí es donde los cambios legales pueden tener un mayor impacto. Y para muestra un botón.
Hace un tiempo, debido a que ciertas plataformas de software cobraban por el número de usuarios, se había instituido en muchas clínicas la práctica de compartir un usuario y contraseña entre varios empleados, muchas veces con privilegios de administrador.
Sin embargo, las nuevas normas de privacidad, tal como se ha apuntado en el caso de las obligaciones contables y los programas de facturación, exigen un uso transparente y con trazabilidad. Así, cada miembro de la plantilla debe contar con un usuario y una contraseña específicos para detectar el origen de cualquier irregularidad.
En el caso de Klinikare, se adaptó de forma inmediata la plataforma a los nuevos requisitos de trazabilidad y huella digital de los usuarios.
Prácticas publicitarias que cumplan con la legislación en clínicas dentales
Tal como sucedía en los puntos anteriores, en el campo de la publicidad las clínicas dentales deben guiarse por los códigos de buenas prácticas aplicables a cualquier negocio, pero de manera doblemente escrupulosa debido a la naturaleza de los servicios ofertados para cumplir con la legislación de clínicas dentales.
La principal consideración aquí es la Ley del Medicamento de 2006, que estipula lo siguiente: “No podrán ser objeto de publicidad destinada al público los productos sanitarios que estén destinados a ser utilizados o aplicados exclusivamente por profesionales sanitarios”. Es decir, no se podrán mencionar marcas de medicamentos o productos sanitarios de uso exclusivamente profesional.
Legislación de clínicas dentales y un software de gestión
Como se ha apuntado, la actualización del software de gestión de una clínica dental puede tener importantes repercusiones legales. En ese sentido, trabajar con un software en la nube que se actualice automáticamente y que esté preparado para los cambios normativos en la legislación de clínicas dentales tiene una importancia crítica. Aparte de eso, un software de gestión plenamente actualizado permite mejorar el control de estas áreas:
- Registros de pacientes actualizados. Un software avanzado permite unificar las fuentes de datos relativas a cada paciente, algo de especial relevancia teniendo en cuenta los diversos documentos asociados (presupuesto, historiales, radiografías, etc.).
- Eficiencia y precisión en la programación de citas. En el momento en que se cuenten con dos o más odontólogos las agendas se complican. Un software actualizado con las últimas funcionalidades permite la vinculación a agendas de terceros o la citación directa.
- Mantener la seguridad de la información del paciente. No está de más incidir de nuevo en este aspecto. Además de posibles incumplimientos de la legislación, un software sin actualizar expone tu negocio a vulnerabilidades.
Tal como se puede advertir, los gestores de una clínica dental deben tomar en consideración muchos factores, tanto legales como en términos de software, si quieren operar con eficiencia. Aunque es difícil estar siempre al tanto de los últimos cambios, contar con un software perpetuamente actualizado evitará numerosos quebraderos de cabeza.
Por último, toda la plantilla debe estar al corriente de las mejores prácticas en términos sanitarios, laborales o de privacidad. Para ello, una herramienta inmejorable son las formaciones regulares de los empleados con respecto a las últimas novedades. Porque no solo hay que tener el software actualizado, sino también el equipo humano que sea sensible a los cambios en la legislación de clínicas dentales.
