5 claves para una previsión de gastos realista en una clínica dental

viernes, 30 diciembre 2022

Mantener una situación de liquidez y anticiparse a los acontecimientos es clave para la supervivencia de una clínica dental. Te contamos algunas estrategias de previsión de gastos para lograrlo

Una clínica dental es un negocio con una elevada inversión inicial que requiere un cuidadoso plan de negocio. Tal como apuntaba la revista Emprendedores en un reciente artículo, existen más de 20.000 clínicas dentales en todo el territorio nacional de las que un 40 % facturan menos de 250.000 euros al año. Montar cada una de ellas requiere una inversión mínima de 150.000 euros por lo que requieren una cuidadosa planificación económica si se quiere alcanzar la rentabilidad.

El problema, tal como sucede con muchos otros negocios, es la presencia de imprevistos o la dificultad para diferenciar entre los distintos tipos de coste, incluyendo laborales y operativos, para calcular los márgenes con precisión. Este reto se multiplica en el momento en que hay que incorporar diversas nóminas de colaboradores.

1. Cálculo de márgenes exactos y rentabilidad

En un reciente congreso de SEDO, la Sociedad Española de Ortodoncia, se explicaba que la rentabilidad habitual en una clínica dental se cifra en torno al 15 %. Esta cifra es variable, pero es un buen punto de partida para saber dónde nos movemos. ¿Y cómo saber si hay algún apartado que distorsione la cuenta de resultados? En el mismo congreso se apuntaba que la salud financiera óptima de una clínica se movía en estos porcentajes:

Gastos fijos 32-38%
Gastos variables 43-47%
Compras 7-9%
Gastos financieros 0,25-1%
Gastos de personal 20-22%

Una vez que nos hemos sentado a examinar estas partidas conviene tener en cuenta el papel del propietario de la clínica. Uno de los errores típicos consiste en que el propietario se ponga una nómina básica fuera de mercado para sobrevivir. Si las liquidaciones del gerente-administrador no son realistas la foto fija quedará distorsionada. Aquí es crucial, pues, que se correspondan con las de cualquier otro colaborador de forma que quede clara la rentabilidad del negocio a largo plazo.

2. Planificar la compra de suministros

Tanto a efectos de flujo de caja como de rentabilidad, es vital planificar la compra de suministros con la debida antelación. Así, se controlará el stock y se evitará compras en el último momento. Estas prácticas están asociadas a los planes comerciales de lanzamiento de servicios futuros. Pero también conviene mirar al pasado: qué hicimos el año anterior, cuáles fueron nuestros proveedores, qué tiempos de entrega nos ofrecieron, cuál fue su coste exacto.

En este caso, un software de gestión adecuado permite hacer comparativas rápidas, tanto de ofertas de distintos proveedores como con años anteriores. En escenarios de elevada inflación y tipos de interés estas prácticas son completamente imprescindibles para evitar sustos a final del trimestre.

3. Una buena planificación financiera

Otra área donde un análisis riguroso ofrece innegables beneficios es en la planificación financiera. Y aquí hay que recurrir nuevamente a un análisis preciso de los datos. ¿Cuáles son los momentos de mayor demanda? ¿Cuál es el gasto medio por paciente? ¿Cuáles son nuestros niveles de fidelización? Nuevamente, volviendo al congreso de SEDO, el óptimo de ventas y porcentaje de conversión de clientes para una clínica sería:

Presupuesto medio 1800 € – 2500 €
Aceptación de clientes 70-80 %
Aceptación de diagnóstico 55-70 %
Derivación de implantes 30-35 %
Derivación de ortodoncia 20-30 %

Se trata de porcentajes orientativos, pero pueden servir de ayuda a la hora de evaluar el funcionamiento de la clínica.

4. El año termina en septiembre

Una práctica saludable es prepararse para las declaraciones del fin de año a la vuelta del verano. Nuevamente, el uso de un software de gestión permite ir haciendo una estimación de los resultados a efectos de impuestos y rectificar en términos de inversiones si las pérdidas asoman la cabeza.

Obtener una imagen precisa de la situación financiera y los márgenes de la clínica también permitirá calcular los descuentos y promociones que se aplicarán en momento críticos a finales de año. Los descuentos de Black Friday o la campaña de Navidad son dos ejemplos de momentos de actividad comercial extraordinaria.

Se trata de una oportunidad única de captar clientes para el próximo ejercicio. Nuevamente, conviene hacer una comparativa con los patrones de años anteriores, siempre teniendo en cuenta la situación de la economía y los índices de consumo.

5. Uso de herramientas de gestión adecuadas

No es raro ver perfiles de buenos odontólogos atascados en la parte de gestión. Hoy existen negocios como la hostelería donde los cocineros han tenido que convertirse en empresarios a efectos de la gestión diaria. Lo mismo sucede en las clínicas dentales. En ese sentido, las herramientas de gestión son clave. No ya porque permitan hacer las declaraciones trimestrales o calcular la cuenta de gastos e ingresos, sino por la posibilidad de hacerlo en tiempo real.

La posibilidad de ver la situación de la clínica en el momento en que se firma un nuevo tratamiento o se paga una factura de un solo vistazo evitará muchos quebraderos de cabeza. Si utilizas un software de gestión clínica –que deberías– lo más importante es que cuente con un panel de control ágil e intuitivo para que entiendas el balance de situación de inmediato.

En resumen, una buena planificación económica combinará un componente estratégico y otro de gestión, con las herramientas de software adecuadas y dedicándole el tiempo necesario. A veces, el estrés cotidiano y apagar los fuegos que se presentan a diario impide tomar la debida distancia, pero tu negocio te lo agradecerá.

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