Cómo guardar los datos de tus pacientes en un programa de gestión dental

martes, 21 mayo 2019

Cuando nos enfrentamos a una duda, o debemos tomar una decisión sobre cuál de las posibles soluciones resuelve de un modo más satisfactorio un determinado problema, no nos queda más remedio que sopesar los pros y contras de cada una de las diferentes soluciones.

Actualmente, nadie tiene dudas sobre la importancia que tiene para una clínica dental, utilizar un programa de gestión específico de su especialidad.

Importancia de usar un programa de gestión dental específico para clínicas

Ahora bien, una vez tenemos claro que necesitamos un programa de gestión dental, la pregunta es ¿cuál es el que mejor se adapta a nuestras necesidades?

En este sentido hay que valorar muchos factores: funcionalidades necesarias, facilidad de uso de las mismas, soporte técnico en el día a día, servicios complementarios…, y, finalmente, el precio.

A todos, hay que añadir la decisión de dónde guardará dicho programa los datos de los pacientes. Fundamentalmente hay dos tendencias: guardarlos en un servidor local alojado en la clínica como se ha hecho toda la vida, o que el programa los guarde en sus propios servidores, lo que comúnmente se conoce como “la nube” (en inglés “cloud”).

El almacenamiento de los datos de los pacientes puede hacerse, bien en un servidor alojado en la clínica o en lo que se conoce como “la nube”

Para una clínica dental, lo más importante, son los datos de sus pacientes. Por eso es muy importante protegerlos y disponer de un “plan de contingencia” en el caso de un fallo o una catástrofe.

Supongamos una clínica que no usa un programa de gestión dental, lo normal sería proteger las fichas de los pacientes en un armario con llave y con un sistema que prevea qué hacer si la llave se pierde (por ejemplo, custodiar una copia en una caja fuerte o alguna opción similar).

Cuando decidimos que los datos de los pacientes, en lugar de guardarse en un armario, se guardarán en un ordenador, hay que hacer lo mismo. Tendremos que buscar un ordenador que cuente con unos sistemas de almacenamiento de información lo más seguros posibles, que disponga de sistemas de copias de seguridad y en caso de fallo que permita restaurar la copia de seguridad más reciente. Es lo que se conoce como un Servidor de Datos.

Las copias de seguridad no solamente hay que hacerlas, es muy importante que dichas copias se almacenen en un lugar geográficamente distinto al servidor de datos.

Además, una de las tareas más importantes es verificar periódicamente que las copias de seguridad están bien hechas, ya que de lo contrario cuando realmente sean necesarias nos podemos llevar un gran disgusto al darnos cuenta de que hemos perdido de manera irreversible nuestros datos. Un símil es cuando se te pincha una rueda y al ir a cambiarla, te das cuenta de que la rueda de repuesto la tienes desinflada o rota.

El servidor de datos, no solo es comprarlo e instalarlo, sino que requiere realizar una serie de mantenimientos para evitar que pueda tener problemas que impidan su correcto funcionamiento en el día a día. Las tareas más habituales suelen ser: actualizaciones del sistema operativo, mantenimiento de las bases de datos, actualizaciones de seguridad y antivirus, limpieza de los sistemas de almacenamiento, etc.

Todas estas tareas descritas son comunes a cualquier programa de gestión dental, independientemente de si dicho programa está alojado en un servidor de la clínica, o si lo está en “la nube”.

Quién protege los datos de tus clientes

La principal diferencia es que si el programa está alojado en un servidor de la clínica, además del desembolso inicial de compra de servidores e infraestructura, todas estas tareas las tendremos que realizar nosotros mismos, o necesitaremos subcontratar a una empresa especializada para realizarlas.

Por el contrario, un programa en la nube incluye todo lo relacionado con el almacenamiento, cumplimiento de la legislación a nivel seguridad y protección de la información, así como el mantenimiento de los servidores de datos, y todo como parte del servicio.

Por eso, como conclusión final, para poder decidirnos por un tipo de solución u otra para la gestión de nuestra clínica, es importante valorar qué servicios incluye el proveedor y no únicamente el importe de la cuota, ya que todo lo que no nos cubran lo tendremos que hacer nosotros o subcontratarlo, con el sobrecoste y los problemas que esto conlleva.

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