Pérdida de presupuestos en una clínica dental: identifica tus puntos débiles

jueves, 25 mayo 2023

Lograr cerrar el mayor número de presupuestos es la receta básica para el funcionamiento de un negocio, pero perderlos depende, sobre todo, de saber gestionar los pequeños detalles.

Olivia acaba de pasar por la consulta de una clínica dental. Padecía un dolor de muelas que se había ido agravando por no intervenir a tiempo. Tras la exploración, se identifica el problema, que requiere una endodoncia, pero también se localizan varias caries y queda de manifiesto la necesidad de reemplazar una prótesis que data de finales del siglo XX. Al salir, la recepcionista imprime un folio con el presupuesto y se lo entrega. Olivia echa un vistazo y, sin ocultar cierto gesto de contrariedad, abandona la consulta. Nunca más se sabrá de ella. Esta situación, si gestionas una clínica dental o estás presente en el día a día, te resultará familiar. Sigue leyendo para conocer algunas de las claves que permiten mitigar el número de presupuestos perdidos.

Por supuesto, una de las principales razones para este fenómeno es el precio en un sector muy competitivo y con franquicias low cost. Sin embargo, como todo buen comercial sabe, un presupuesto es mucho más que un número. Manejar bien el enfoque y ser conscientes de cada detalle puede tener un gran impacto en la cuenta de resultados. Estas son algunas de las áreas que deberás vigilar:

La experiencia de usuario

Un concepto que se aplica en la navegación de páginas web es la experiencia de usuario. Es decir, que todos los conceptos estén plasmados de forma lógica y funcional. Eso implica también los menús de navegación, los elementos gráficos y la calidad del diseño. Una clínica dental no es ajena a ese concepto, que engloba el ambiente, el trato, la música, etc.

En el caso del presupuesto también hay una experiencia de usuario en la que deben primar aspectos como estos:

Presentación: el uso de una carpeta con la marca de la clínica y todos los datos es de gran importancia a la hora de inspirar fiabilidad y seriedad. La marca va más allá de un logotipo y debe transmitirse en cada elemento de la consulta.
Contenido desglosado: cada partida debe ir viene explicada, a ser posible con una explicación somera de cada concepto.
Duración media de cada tratamiento. Este concepto es aconsejable para transmitir mejor el valor añadido del tratamiento y que el paciente pueda formarse una idea del horizonte temporal al que se enfrenta.

Opciones de financiación

Dado que el precio es una de las consideraciones prioritarias, no es mal momento para incluir un documento orientativo del precio mensual si se recurre a la financiación. Este documento puede ser personalizado -con un cálculo del presupuesto financiado- o bien con un ejemplo del coste de un tratamiento. Siempre es positivo trabajar con distintas entidades bancarias que multipliquen las opciones de financiación.

La importancia del personal

En muchas clínicas pequeñas el personal tiene que cubrir diversas áreas. Desde el odontólogo que, además, es gerente hasta el personal de recepción que debe responder al teléfono y entregar presupuestos, es normal que haya que multiplicarse. Lo ideal es contar con un responsable comercial dedicado íntegramente a esas gestiones, pero en el mundo real eso no siempre es posible.

En caso de que el personal de recepción vaya a encargarse de la gestión de los presupuestos, conviene que reciba formación comercial específica, y que siga un protocolo establecido en lugar de limitarse a entregar una copia del presupuesto. Aquí es vital individualizar el trato al paciente: entender su situación y ser capaces de solventar cualquier duda. Y esto nos lleva al siguiente punto.

El seguimiento

Contar con un protocolo de seguimiento es otra de las estrategias críticas para amarrar presupuestos esquivos. Tendremos que contar con un registro de presupuestos y el punto en el que se encuentra cada uno de ellos. También es vital sistematizar el seguimiento: a los cuatro días, a la semana, etc. Incluso si perdemos presupuestos, podremos obtener información relevante acerca de las causas.

Las estadísticas

La información es una de las claves para adoptar decisiones adecuadas en cualquier ámbito de la vida. En el caso de los presupuestos, es fundamental contar con estadísticas para hacernos una imagen fidedigna de lo que está sucediendo. Estas son algunas de las preguntas para las que conviene tener una respuesta clara:

¿En qué franja de precios se frustran más presupuestos? Esto permitirá incidir de forma especial en las opciones de financiación.
¿En qué tipos de tratamiento suele haber mayores problemas? ¿En tratamientos estéticos? ¿Prótesis?
¿Cuál es el índice de aceptación por especialista?

La mejor forma de obtener estadísticas es a través de software de gestión. En función del tamaño de tu clínica y su facturación, quizá también sea interesante apostar por soluciones de business intelligence. Además, la democratización de la inteligencia artificial está abriendo un mundo de posibilidades incluso para negocios de tamaño reducido.

Este artículo no es más que una introducción a uno de los puntos básicos en la estrategia comercial de una clínica dental. Si quieres saber más acerca de las mejores técnicas para dar un salto adelante en tu cuenta de resultados, echa un vistazo a este artículo donde también encontrarás nuestro último webinar con grandes expertos del sector.

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