Claves para un inventario eficiente en tu clínica dental

miércoles, 14 febrero 2024

Junto con un sistema contable eficaz, un inventario actualizado es la médula de cualquier negocio, especialmente en el caso de una clínica dental en la que los consumibles tienen un coste elevado y una gran rotación.

Si tuvieras que aventurar el contenido de los primeros registros de escritura de los que se tiene constancia, ¿cuál sería tu respuesta? ¿Quizá alguna leyenda? ¿Un texto religioso? Pues el comienzo de la historia, datado hace más de cinco mil años en la antigua Sumer de la baja Mesopotamia, nos ofrece, sobre todo, listas con cabezas de ganado y otros bienes, detallados en tablillas de escritura cuneiforme. Es decir, los inventarios son uno de los primeros signos de estructuras sociales complejas. Miles de años después, hay muchos negocios que siguen sin gestionar su inventario o stock de forma eficaz. En este artículo te contamos algunos de los principales problemas (y soluciones) en lo tocante al inventario.

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Principales problemas de un inventario deficiente

Un inventario es fundamentalmente un registro de consumibles correspondientes a la actividad de una clínica, tales como composites, silicona, guantes o agujas, y materiales no fungibles como el instrumental, así como otros elementos asociados al trabajo diario como son los materiales de oficina. Además de cada producto, un inventario óptimo debe recoger parámetros como la fecha de compra y caducidad, la ubicación o el precio. Si tenemos un inventario defectuoso o inexistente, nos expondremos a los siguientes problemas:

Agotamiento de materiales. La falta de un registro adecuado puede entorpecer el funcionamiento del negocio al no hacer acopio a tiempo de los materiales necesarios.
Caducidad imprevista. El descontrol del inventario puede conducir también a problemas de caducidad que son especialmente graves en el sector sanitario.
Despilfarro. Podemos acabar comprando más materiales de la cuenta.
Extravío de material. La desaparición de materiales fungibles y, especialmente, de instrumental costoso puede suponer un grave quebranto financiero para una clínica.
Problemas con el flujo de caja. La incapacidad para anticipar el desembolso destinado a la adquisición de nuevos materiales puede afectar a la liquidez del negocio.

Funcionalidades básicas de un software de inventario

El inventario más básico que existe es el de una hoja de cálculo. Y es mejor eso que nada, pero la digitalización de los negocios ha llevado a integrar los inventarios en soluciones de software de gestión de las clínicas dentales. Esto, además de la gestión esencial de los consumibles y materiales o la comprobación de extravíos, nos abrirá un abanico de posibilidades como las siguientes:

Alertas de stock. Podremos fijar un número mínimo de unidades para el funcionamiento diario, lo que permite hacer pedidos a los proveedores con la debida antelación y que no nos “pille el toro”.
Información de caducidad. Podremos controlar qué consumibles van a caducar antes para utilizarlos primero. Así, dispondremos de un control exhaustivo..
Control de albarán. Saber qué productos han entrado exactamente y si se corresponden con la orden del pedido. Normalmente basta con escanear el código de barras de cada producto para que este proceso se lleve a cabo automáticamente.
Control de entradas y salidas. Podemos comprobar de un vistazo las entradas y salidas que se han solicitado, y a quién corresponde cada una de ellas. En ese sentido, se pueden conceder privilegios de acceso para las peticiones, de tal forma que solo personal autorizado las lleve a cabo.
Valor de stock. Saber el valor del inventario en el almacén y cuánto cuesta reponer el mínimo de stock son algunas funcionalidades básicas para obtener una radiografía de nuestros recursos.
Subalmacenes. Otra opción importante, normalmente en el caso de grupos con varias clínicas, es la posibilidad de asignar inventario a un almacén central o a subalmacenes, de tal manera que se pueda monitorizar el flujo interno del inventario.
Comparador de precios. El inventario se puede asociar a un comparador de precios para saber si estamos comprando los productos de forma competitiva, incluyendo los descuentos específicos que nos ofrece cada proveedor.
Gasto por especialista. En algunos casos, los colaboradores de una clínica pueden estar haciendo un uso excesivo de consumibles o bien quedarse cortos. Al asociar cada consumible a un especialista podremos monitorizar el gasto claramente.
Devoluciones de material. En ocasiones necesitaremos devolver material, ya sea por defectos de fabricación, por irregularidades en el pedido o simplemente porque ya dispongamos de suficiente stock. El inventario nos permite dejar constancia de todos esos movimientos.
Comparador de gastos. El inventario está muy ligado a la contabilidad general de una clínica. Saber de un vistazo el gasto en material por tratamiento o la evolución del gasto con respecto a la facturación es fundamental para contar con una radiografía clara del negocio.
Business intelligence. En la línea del punto anterior, los datos de inventario se pueden utilizar para un análisis del negocio e, incluso, anticipar el consumo a corto y medio plazo.

Conclusión

El inventario es uno de los pilares en la digitalización de una clínica. No solo nos permite controlar y racionalizar nuestros gastos, sino que también ayuda a adoptar mejores decisiones. Por supuesto, aparte de la cuestión puramente tecnológica, es crucial implantar una cultura de la gestión del inventario y un uso eficiente de los recursos. Esto también implica mantener actualizados los inventarios y aplicar protocolos cada vez que hay una entrada o salida de materiales.
Tal como se suele decir en el mundo corporativo, si no se puede medir, no existe. Y en el caso de los inventarios, lo de no existir puede llegar a ser algo literal.

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