Firma digital en el consentimiento informado y otros documentos: una herramienta clave en la consulta

El consentimiento informado, ya sea en odontología o en otras ramas médicas, requiere protocolos seguros, tanto a la hora de la firma como de la custodia, por lo que
la firma digital es ya imprescindible.

Un consentimiento informado deficiente puede ser muy costoso. Es lo que descubrió una red de hospitales el 25 de febrero de 2020 cuando se anunció la sentencia por errores de forma en el consentimiento informado de uno de sus pacientes:  una multa de 48.000 €. En ese caso, se trató de un problema en la redacción del documento, pero un proceso adecuado de firma digital es otra de las claves para evitar problemas futuros. La firma digital es ya imprescindible en cualquier software para clínicas, tanto para garantizar el consentimiento informado en odontología como en cualquier otra área médica. Y, por supuesto, como parte del proceso de digitalización de una clínica.

Este artículo cubre los siguientes puntos:

• ¿Qué es la firma digital 
• Principales ventajas de la firma digital
• La firma digital en el consentimiento informado y otros documentos
• Firma digital (y transparente)
• Otras funcionalidades de la firma digital

¿Qué es la firma digital?

El término “firma digital” se ha convertido ya en una expresión cotidiana, pero no siempre se utiliza con propiedad. Existen tres conceptos básicos a la hora de validar un documento de forma digital que a veces se utilizan –erróneamente– de forma intercambiable.

• Firma electrónica. Esta es la categoría general que abarca las tecnologías sustitutivas de la firma de documentos en papel, entre las que se incluyen los certificados digitales o incluso los códigos PIN.
• Certificado digital. De acuerdo con la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, es un documento digital que contiene los datos identificativos de un ciudadano y que le permite llevar a cabo trámites con la administración pública y otros organismos. 
• Firma digital. Es una técnica matemática que, por medio de criptografía, genera dos claves vinculadas, una de ellas es una clave privada, mientras que la otra será pública. 

Lo que comúnmente se entiende como firma digital -es decir, los trazos de una firma manual que se realizan sobre un soporte electrónico como una pantalla táctil o un puntero de ratón- es en realidad una firma electrónica biométrica. A efectos de este artículo, emplearemos la acepción de firma digital más general.

Principales ventajas de la firma digital

La firma digital, que suele recoger datos biométricos como la velocidad de la escritura y el trazo, tiene plena validez legal. Una vez que se ha implantado en los procedimientos de una clínica o consulta, ofrece una serie de ventajas:

• Firma asíncrona. Es decir, que cada firma se produzca en distintos momentos y sin necesidad de esperar a que todos los firmantes estén reunidos. 
• Firma desde cualquier lugar. La firma de los documentos se puede llevar a cabo sin presencia física.
• Firma anticipada. En caso de una intervención o procedimiento, el consentimiento puede firmarse uno o dos días antes y sin visita a la clínica, lo que previene posibles litigios por coacción.
• Fácilmente accesible y almacenable. La firma digital se puede localizar con facilidad, ya sea para uso interno o a efectos de procedimientos legales. 
• Más segura. Un papel firmado es susceptible de extraviarse o perderse en un incendio o una mudanza. En cambio, si se siguen los protocolos adecuados, la firma digital está a salvo de esos percances. 

Más sostenible. Las empresas están evolucionando hacia la conocida como “oficina paperless”, es decir, libre de papel. La eliminación de la firma tradicional reduce el consumo de tinta y energía, así como la necesidad de usar papel, un proceso que consume grandes recursos hídricos y forestales.

La firma digital en el consentimiento informado y otros documentos

Estamos de acuerdo en la necesidad de aplicar la firma digital por una cuestión de seguridad y de agilidad, pero ¿en qué tipo de documentos conviene aplicarla? Una clínica maneja todo tipo de documentos, desde los puramente administrativos a historiales médicos de los pacientes.  

Antes de aplicar el proceso de firma digital, es preciso tener en cuenta cuáles son los documentos que lo necesitan en función de las normativas legales, los reglamentos de protección de datos y la prevención de litigios.

Cada uno de los siguientes tiene diversos niveles de confidencialidad, pero todos ellos suelen requerir firma digital. Como verás, el consentimiento informado sólo es uno de ellos:

• Consentimiento informado 
• Presupuestos
• Cuestionarios (salud, COVID, calidad…)
• RGPD

Firma digital (y transparente)

Si has intentado obtener el certificado de la FNMT o emplearlo para llevar a cabo gestiones oficiales, sabrás lo aparatoso y desesperante que puede ser el proceso: actualizar Java, usar el navegador adecuado, certificar tu identidad en una oficina autorizada o instalar aplicaciones de terceros son algunos de los pasos necesarios habitualmente. En el sector privado, una clínica no puede permitirse una fricción remotamente parecida, so pena de perder a un cliente. ¿Cómo evitarlo?

A la hora de establecer un proceso de firma digital en una clínica existen dos elementos cruciales: la seguridad y la usabilidad. Una vez cumplido el primero, conviene ofrecer una experiencia de uso ágil e inmediata. Para ello, lo idóneo es que el usuario no requiera la instalación de software o registrarse en una plataforma. Algunas de las tecnologías empleadas para una firma digital transparente serían:

• Correo electrónico
• Códigos QR
• SMS

Otras funcionalidades de la firma digital

Tras constatar la importancia de utilizar la firma digital en los procesos de una clínica o consulta, es el momento de plantear el tipo de funcionalidades que contribuyen a una experiencia de uso óptima. Un software de firma digital apropiado incluirá las siguientes características:

• Firma de documentos por lotes. Firmar documentos uno por uno, incluso si es de manera digital, puede ser engorroso. La posibilidad de generar lotes de documentos te facilitará la vida a ti y a tus usuarios.
• Posibilidad de utilizar distintos canales. Contar con diversas opciones de firma, tales como el correo electrónico o el teléfono móvil, mejorará la experiencia de uso.
• Adición de firmantes. La posibilidad de incluir nuevos firmantes en caso de que el firmante original necesite delegar la firma en un tutor o en un representante es un caso habitual en entornos clínicos.
• Medidas de certificación adicionales. En algunos casos, tales como una intervención crítica, es preferible redoblar las cautelas. Aquí procedimientos como el uso del SMS para certificar la firma digital inicial pueden ser de gran ayuda.
• Protocolos de seguridad adecuados. El almacenamiento en la nube, la redundancia de servidores y el uso de estándares internacionales son algunos de los factores que se deben tener en cuenta. 

Si aún no has implementado una política de firma digital en tu consentimiento informado, así como en otras áreas de tu negocio, te recomendamos que consultes esta página en la que podrás conocer de manera detallada todas sus aplicaciones y ventajas.