La implementación de la inteligencia de negocio en tu clínica dental, es decir, a la recopilación y análisis de datos por medio de software para apoyar la toma de decisiones es una tendencia en el sector.
La digitalización de una clínica cada vez abarca más áreas. Lo que en tiempos se ceñía a un programa de contabilidad hoy se extiende a la agenda de citas, la gestión de los recursos humanos, el marketing, la firma digital o la relación con los proveedores. Así, una vez que una clínica ha acometido un proceso intensivo de digitalización, incluyendo el uso de un software de gestión y el almacenamiento de la información recabada, entra en juego un nuevo factor: el análisis de todos esos datos para aplicar una estrategia coherente. Hablamos de la inteligencia de negocio, un campo que será determinante para cualquier clínica dental en los próximos años.
Qué es exactamente la inteligencia de negocio
La inteligencia de negocio o business intelligence (BI) es el software que procesa los datos de un negocio y los presenta de forma intuitiva y comprensible por medio de informes, paneles de control y diversos tipos de gráficos. Este tipo de herramientas permiten que una empresa pueda acceder a datos propios y ajenos para entender mejor el rendimiento de su negocio.
Es importante matizar que la inteligencia de negocio no indica las decisiones que se deben tomar, pero sí ofrece un mayor nivel de complejidad que un simple resumen. Se trata, en definitiva, de mostrar tendencias que permitan alcanzar conclusiones sobre la estrategia futura de una empresa. O, dicho de otra manera, la obtención de datos accionables o que permitan tomar medidas concretas.
Un software de inteligencia de negocio incluye una serie de KPI (indicadores clave de rendimiento, por sus siglas en inglés) de partida. Es la manera óptima de mejorar la eficiencia, rentabilidad y competitividad de un negocio. Sin embargo, para que sea verdaderamente eficaz, es preciso que la obtención de datos inicial esté sistematizada. Una vez resuelto eso, ¿Cuáles son sus aplicaciones prácticas?
Áreas de una clínica dental que se benefician de la inteligencia de negocio
La inteligencia de negocio era una herramienta que hasta hace poco solo estaba disponible para grandes empresas. Sin embargo, los avances en IA y la digitalización sistemática de las pymes implican que incluso una clínica dental de tamaño reducido pueda beneficiarse de las capacidades de la inteligencia de negocio para entender mejor lo que está sucediendo en su sector y las áreas susceptibles de mejora. A continuación, encontrarás ejemplos prácticos de la aplicación de la inteligencia de negocio en una clínica.
Gestión de pacientes
¿Cuál es la duración media de un paciente en tu clínica? ¿Y su gasto medio? ¿Qué tratamientos son los más demandados y cuál es el tiempo medio en consulta? ¿Se ajusta al tiempo agendado? ¿Qué recursos humanos se dedican a cubrir esa carga de trabajo? Son cuestiones que, en el día a día, a veces cuesta calibrar. La inteligencia de negocio ofrece respuestas para orientar la actividad de la clínica y fidelizar a los pacientes, detectando las áreas de mejora y redistribuyendo los esfuerzos.
Gestión de flujo de caja
El flujo de caja es uno de los puntos críticos de cualquier negocio. Cuando las compras a proveedores, la facturación y los recursos humanos se centralizan en un solo software, se abre la puerta a un análisis más preciso de este aspecto. Aquí la inteligencia del negocio permite determinar aspectos como el tique medio por paciente, el gasto mensual o las tendencias de facturación a lo largo del año.
Eficiencia de las campañas de marketing
Saber hacia dónde dirigir los esfuerzos de tus campañas de marketing depende de unas analíticas robustas. Tal como en la publicidad online existen conceptos como CPC (coste por click) o coste de conversión por campaña, es preciso aplicar criterios analíticos a los resultados de tus esfuerzos de marketing. Atrás queda el tiempo de repartir flyers si ton ni son por el barrio.
Estrategias a largo plazo
La diferencia entre táctica y estrategia es fundamentalmente una cuestión de plazos y de tiempo. Es difícil plantearse objetivos si aspectos como el número de pacientes, los pacientes activos o las tendencias de facturación no están claros. Aquí la inteligencia de negocio permite fijarse objetivos a corto, medio y largo plazo. ¿Hay que buscar una nueva ubicación con más espacio? ¿Tiene sentido contratar a otro odontólogo? Es el tipo de cuestiones que conviene responder con datos en la mano más allá de una corazonada.
Radiografía del sector
Además de radiografiar la dentadura de tus pacientes, también es posible obtener una radiografía del sector. La inteligencia de negocio permite determinar cuestiones como el tipo de tratamientos en auge, zonas con déficit de clínicas o márgenes de negocio adecuados. Para ello se recurre a bases de datos públicas o privadas.
Conclusión
Demasiadas veces, una clínica dental no obtiene un retrato fidedigno de su situación hasta la presentación de las cuentas anuales. Y aun así gran parte de los datos operativos no llegan a analizarse a fondo. La posibilidad de contar con análisis exhaustivos, y prácticamente en tiempo real, es una de las grandes bazas de la inteligencia de negocio. Al final, se trata de adoptar decisiones informadas y entender en qué áreas se producen los mayores cuellos de botella y deficiencias.
