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3.-  ATENCIÓN AL PACIENTE: Gestión de pedidos a laboratorios
Obligatorio para el personal con funciones en la Administración, Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
 

Conoce el módulo de laboratorios
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Impresión de la etiqueta del pedido
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Asociación de costes con laboratorios que trabajan con Klinikare
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Vinculaciones de los pedidos a laboratorio
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Enviar el pedido al laboratorio
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Asociación de costes con laboratorios que no trabajan con Klinikare
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Cambiar el estado de una órden de trabajo
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Recepción del packing List
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Menú: 3.-  ATENCIÓN AL PACIENTE

 

 

 

 

📖 Información Ampliada en Formato de Lectura

 

Conoce el módulo

¿Que ofrece el módulo de laboratorios?

El nuevo módulo de laboratorios ofrece mejoras significativas en comparación con las pruebas externas anteriores. Ahora, puedes asociar las órdenes de trabajo directamente a los tratamientos, lo que significa que están inseparablemente vinculados. Por ejemplo, al crear una cita, el pedido al laboratorio se incluirá automáticamente en ella, simplificando el proceso.

Además, podrás visualizar fácilmente los estados de los trabajos y envíos desde la página principal de tu organización en Klinikare, ya que se proporcionan listados claros y accesibles.
 

Una mejora importante en este módulo es la capacidad de restringir la solicitud de trabajos al laboratorio según el pago realizado por el tratamiento correspondiente. Ahora tienes la opción de configurar el sistema para evitar la creación de órdenes de trabajo hasta que se realice un pago específico. Puedes establecer un porcentaje mínimo de pago, que puede variar entre el 0% y el 100%. Es importante destacar que solo los perfiles de gerente y administrador de la clínica podrán omitir esta restricción al ingresar sus credenciales en el cuadro de texto correspondiente, el cual aparece junto a una advertencia indicando que se requiere un pago mínimo que aún no se ha realizado.

 

 

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Órdenes de trabajo y sus vinculaciones

Con el nuevo módulo de órdenes de trabajo de Klinikare, la vinculación con los tratamientos es inmediata y completa. Al dar de alta una solicitud al proveedor desde el tratamiento, la orden de trabajo se vincula automáticamente y se vuelve inseparable.


Una vez creada, la orden de trabajo estará vinculada al tratamiento, lo que significa que al programar una cita para el paciente con dicho tratamiento, la orden de trabajo se vinculará automáticamente. Esta integración ofrece una gran ventaja, ya que en la agenda podrás identificar rápidamente si el trabajo se encuentra en proceso en el laboratorio o si ya ha sido enviado a la clínica y está listo para ser utilizado durante la cita con el paciente.


Incluso desde la agenda, es posible generar un listado diario de citas que contengan órdenes de trabajo. Solo necesitas hacer clic en el día deseado y seleccionar la opción "Citas con órden de trabajo" en el menú inferior. Esto te mostrará un listado de todas las citas que tienen órdenes de trabajo asociadas, lo que te permitirá gestionar las acciones necesarias para garantizar un flujo correcto de atención para tus pacientes en la agenda de Gestiona by Klinikare.

 

 

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Cambio de Estado de una Orden de Trabajo al Laboratorio

En este apartado, aprenderás cómo gestionar y cambiar el estado de una orden de trabajo al laboratorio en la plataforma Klinikare. Este proceso es esencial para asegurar un flujo de trabajo eficiente y mantener a todos los involucrados informados sobre el progreso de las órdenes.

Pasos para Cambiar el Estado de una Orden de Trabajo:

  1. Guardado de la Orden de Trabajo:

    • Una vez se hayan completado todos los campos requeridos en la orden de trabajo por el profesional, es fundamental guardarla para proceder con los siguientes estados.

  2. Estado Inicial de la Orden:

    • El estado inicial de cualquier orden de trabajo es "Borrador". Este estado indica que la orden ha sido creada pero aún no ha sido procesada.
    • En este punto, la orden puede ser revisada y modificada si es necesario.

  3. Cambiar el Estado de la Orden:

    • Dependiendo de los protocolos establecidos en tu clínica, el estado de la orden puede cambiar a varios otros estados. Estos estados ayudan a comunicar la situación actual de la orden tanto dentro de la clínica como con el proveedor.
    • Ejemplos de posibles estados incluyen:
      • "Solicitud de Trabajo": Si el perfil tiene los permisos necesarios para solicitar que el laboratorio inicie la producción.
      • "Autorización Pendiente": Estado común en universidades, especialmente para órdenes creadas por alumnos que requieren supervisión.
      • "Autorizado": La orden ha sido aprobada y está lista para proceder.
      • "Trabajo Aceptado": El laboratorio ha aceptado la orden y está trabajando en ella.
      • "Cancelado por el Cliente": La orden ha sido cancelada por el paciente o la clínica.
      • y más estados, todos identifican la situación del pedido en la actualidad.

  4. Monitoreo del Estado:

    • Si el laboratorio también utiliza la plataforma Klinikare, cualquier cambio de estado que realicen será visible automáticamente en tu perfil.
    • Estos cambios se reflejarán en varios lugares dentro de la plataforma:
      • En la cita correspondiente al tratamiento relacionado con la orden de trabajo.
      • En el listado de Órdenes de Trabajo desde la organización.
      • En la ficha del paciente desde la pestaña de "Pedidos a Proveedores".

  5. Finalización del Proceso:

    • Mantener actualizado el estado de las órdenes de trabajo es crucial para la coordinación entre la clínica y el laboratorio.
    • Este seguimiento detallado garantiza que todos los procedimientos se completen de manera ordenada y que el equipo clínico esté siempre al tanto del progreso de cada trabajo.

 

 

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Impresión de la etiqueta de la orden de trabajo

Después de crear la orden de trabajo, en la primera ficha encontrarás un menú representado por tres puntos verticales. Al hacer clic en él, se desplegarán varias opciones de impresión.

La primera opción es "Imprimir etiqueta", que te permite imprimir la etiqueta con su código de barras o código QR. Puedes elegir utilizar ambos códigos. Escanear estos códigos te llevará directamente a la orden de trabajo una vez que llegue al laboratorio o regrese a la clínica.

La etiqueta también incluye el nombre del laboratorio y el número de la orden de trabajo.

La segunda opción de impresión es "Imprimir pegatina", que presenta los mismos datos pero en un formato más pequeño y reducido, diseñado para impresoras de pegatinas. Esta opción solo incluye el código QR, que es el más utilizado por los usuarios.

La tercera opción en este menú es el "Historial de modificaciones" en los estados de la orden de trabajo. Te muestra qué estado ha cambiado, quién lo ha realizado y la fecha y hora del cambio.

 

 

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Enviar la orden de trabajo al laboratorio

Para enviar la orden de trabajo al laboratorio, sigue estos pasos:

  1. Accede a la solicitud de trabajo específica a la que deseas enviar y gestionar el envío. Puedes hacerlo desde la ficha del paciente, la evolución, la planificación o los datos económicos.

  2. En la ficha de "Envío y facturación" de la solicitud de trabajo, haz clic en el menú representado por los tres puntos verticales y selecciona la opción "Nuevo envío".

  3. El primer paquete que incluirás en el packing list te pedirá que selecciones la dirección de envío. Esta dirección ya estará predefinida con la del laboratorio que seleccionaste al principio del proceso.

  4. A partir del segundo paquete, Klinikare detectará que hay trabajos ya preparados para este laboratorio y te ofrecerá la opción de incluirlos en el mismo packing list o crear un nuevo envío.

  5. Una vez hayas seleccionado dónde se enviará el paquete, se te ofrecerá la opción de "gestionar el packing list" o "recargar la orden de trabajo actual". Puedes elegir la opción que mejor se ajuste a tus necesidades, como cambiar el estado de la orden de trabajo si es necesario o continuar trabajando en ella.

  6. Los packing lists que hayas creado se podrán consultar en cualquier momento desde la opción "Envíos" en el menú lateral de tu organización en Klinikare. Puedes buscarlos por fecha de creación, número, laboratorio u otras columnas disponibles en la pantalla.

  7. Una vez que todas las órdenes de trabajo estén registradas en el packing list, puedes cambiar su estado a "Enviado". Para ello, haz clic en "Guardar cambios" y selecciona el estado correspondiente. Esto indicará que la orden de trabajo está en camino al laboratorio.

Recuerda que estos pasos pueden variar ligeramente según la configuración y la interfaz específica de Klinikare, pero en general, deberían proporcionarte una guía para enviar órdenes de trabajo al laboratorio a través de la plataforma.

 

 

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Recepción de la Orden de trabajo desde el laboratorio

Una vez que hayas enviado la orden de trabajo al laboratorio, puedes realizar un seguimiento de su recepción y estado desde el listado de envíos en Klinikare. A continuación, se detallan los pasos:

  1. Accede al apartado de "Envíos" en Klinikare. Puedes encontrar esta opción en el menú lateral de tu organización.

  2. En el listado de envíos, podrás ver los envíos realizados hacia el laboratorio y aquellos que están pendientes de recibir del mismo. Las flechas verdes indican envíos hacia la clínica, mientras que las flechas rojas representan envíos hacia el laboratorio.

  3. En la columna "Estado" del listado de envíos, podrás detectar en qué situación se encuentra cada envío. Esto te permitirá verificar si el laboratorio ha recibido la orden de trabajo.

  4. Una vez que el laboratorio haya recibido las muestras incluidas en el packing list, podrán visualizar todas las muestras que están dentro del mismo envío. En caso de que haya algún problema con alguna de las muestras, el laboratorio puede comunicarlo creando una incidencia en el packing list correspondiente.

  5. Además, si el laboratorio detecta que faltan datos o muestras necesarias para llevar a cabo el trabajo, cambiará el estado de la orden de trabajo a "Falta información". Esto te permitirá saber que se requiere tomar medidas para proporcionar la información faltante.

De esta manera, podrás tener un seguimiento del estado de la orden de trabajo en el laboratorio. Al verificar el estado en el listado de órdenes de trabajo desde la clínica correspondiente, podrás saber en qué situación se encuentra el trabajo en el laboratorio. Recuerda que los pasos pueden variar ligeramente según la configuración y la interfaz específica de Klinikare.

 

 

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Asociar Costes con Laboratorios que Sí Trabajan con Klinikare

¿Cómo asociar los Costes de Tratamientos con Laboratorios Integrados a Klinikare?

Aprende a asociar los costes de los tratamientos realizados por laboratorios que están integrados con la plataforma Klinikare. Este proceso te permitirá imputar de manera automática estos costes a los profesionales durante la liquidación.

1. Accede a la ficha del paciente

Una vez que un trabajo es solicitado al laboratorio a través de Klinikare, el laboratorio podrá incluir los productos utilizados y sus correspondientes importes en la Orden de Trabajo. Para consultar estos detalles:

  • Navega a la ficha del paciente en Klinikare.
  • Dentro de la ficha, selecciona la pestaña "Pedidos a proveedores".
  • Haz clic en la orden específica para ver el desglose de los productos y sus costes en el apartado de "Productos".

2. Carga los Costes en la Ficha del Paciente

Para asociar los costes de los tratamientos con los productos utilizados haz lo siguiente:

  • Paso 1: En la ficha del paciente, una vez finalizado el tratamiento, dirígete a la pestaña "Evolución" o "Planificación".
  • Paso 2: Selecciona el tratamiento y haz clic sobre él. Aparecerá un menú inferior.
  • Paso 3: En el menú inferior, selecciona "Elementos asociados al tratamiento".
  • Paso 4: Aparecerá un submenú; selecciona "Asociar costes al tratamiento".

3. Asociar Costes al Tratamiento

En la pantalla que se muestra:

  • Haz clic en el enlace "Cargar costes" para traer automáticamente los importes de los productos incluidos en la Orden de Trabajo. Esto incluye todos los materiales y productos registrados por el laboratorio.
  • Si el tratamiento incluye implantes u otros productos específicos, estos también podrán ser incluidos en esta pantalla. Puedes incluso añadir costes extras desde el apartado "Otros costes" clicando en el símbolo del mas (+)

4. Actualiza los Costes modificados por el laboratorio

Si el laboratorio realiza cambios en los productos o sus precios, estos no se actualizarán automáticamente en tu sistema. Para reflejar estos cambios:

  • Accede nuevamente a la pantalla de los costes asociados al tratamiento.
  • Repite el proceso de carga de costes clicando en "Cargar costes" y guarda los cambios para actualizar los importes.

5. Añade Costes Extras

Si necesitas añadir costes adicionales no reflejados en la Orden de Trabajo:

  • Utiliza el botón de más (+) en el apartado de "Otros costes".
  • Introduce el concepto del gasto y el importe correspondiente.

Todos los importes se sumarán automáticamente al final del formulario. Una vez completado, guarda la información para que se refleje correctamente en la liquidación del profesional.

 

 

Para que los costes se imputen correctamente en la liquidación del profesional, asegúrate de que cada profesional tenga configurada su liquidación en el sistema.

Ésto se realiza desde la Configuración de la clínica, accede al apartado de "Profesionales", ubica en el listado al profesional y clica sobre su línea. Se despliega un menú inferior, selecciona la opción "Liquidaciones". 

A partir de allí puedes empezar a configurar las liquidaciones de tus prefesionales. 

 

 

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Asociar Costes manualmente con Laboratorios que No Trabajan con Klinikare

Aprende a asociar manualmente los costes de los trabajos realizados por laboratorios que no están integrados a la plataforma Klinikare. Esto es crucial para asegurar una correcta imputación de costes en la liquidación de los profesionales.

1. Accede al tratamiento al que incluir los costes

Cuando trabajas con laboratorios que no trabajan con Klinikare, los costes no se cargan automáticamente desde la plataforma. Debes ingresar manualmente estos costes para reflejarlos correctamente en la ficha del paciente y en el desglose de la liquidación del profesional.

  • Paso 1: Accede a la ficha del paciente en Klinikare.
  • Paso 2: Selecciona la pestaña "Evolución" o "Planificación" y clica sobre el tratamiento correspondiente.
  • Paso 3: En el menú inferior, selecciona "Elementos asociados al tratamiento".
  • Paso 4: Aparecerá un submenú; selecciona "Asociar costes al tratamiento".

2. Incluiye Costes de Órdenes de Trabajo

  • En la pantalla de costes, busca la casilla correspondiente a "Órdenes de Trabajo".
  • Introduce manualmente el importe total de los productos y servicios proporcionados por el laboratorio. Asegúrate de ingresar el monto total correcto para reflejar todos los costes.

3. Añade Otros Costes Extras

Si hay otros costes relacionados con el tratamiento que no están incluidos en la orden de trabajo:

  • Utiliza el botón de más (+) en el apartado de "Otros costes".
  • Introduce el concepto y el importe correspondiente para cada gasto adicional.

4. Revisa y Guarda la Información

Todos los importes se sumarán automáticamente al final del formulario. Revisa cuidadosamente los datos ingresados para asegurar su precisión. Una vez verificado, guarda la información.

 

Para asegurar que estos costes se calculen correctamente en la liquidación del profesional, es importante que la configuración de liquidación esté adecuadamente ajustada para cada profesional en el sistema.

 

 

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