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4.-  GESTIÓN ADMINISTRATIVA:  Nuestros informes y panel de control
Lección recomendada para Directivos Clínicos.

Conoce el módulo
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Listados Klinikare
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Crea Filtros Avanzados
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Guardar y editar filtros
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Acceso a los listados
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Listados Gestiona
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Personaliza las columnas
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Ejemplo práctico 1
   

Conoce el Panel de Control
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Configura los filtros
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Acciones en los listados
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Ejemplo práctico 1
    

Menú: 4.-   GESTIÓN ADMINISTRATIVA

   




📖 Información Ampliada en Formato de Lectura

 

Conoce el módulo

Vamos a explorar una herramienta poderosa que te permitirá extraer informes detallados sobre los movimientos de tu clínica: los Listados y el Panel de Control.
 

Para garantizar la precisión de tus informes, es crucial ingresar toda la información relevante en la plataforma. Por ejemplo, si deseas obtener un informe sobre citas fallidas, deberás cambiar el estado de las citas en la agenda, indicando que han sido anuladas. Si deseas ser más específico, también puedes incluir el motivo de la anulación. Una vez hecho esto, podrás generar informes detallados sobre citas fallidas, eligiendo las fechas que desees.

Es importante destacar que para acceder a esta funcionalidad, necesitas un perfil con los permisos adecuados dentro de tu gestor de clínica Gestiona y tu partner tecnológico Klinikare. Sin estos permisos, será imposible ingresar y gestionar los listados. Asegúrate de tener los permisos necesarios para aprovechar al máximo esta herramienta.
 

A lo largo de esta serie, te guiaremos a través de los listados, proporcionándote un Panel de Control que presenta datos en gráficos, basados en la información recopilada por tu gestor de clínicas en Gestiona. Además, exploraremos los informes detallados y poderosos que puedes gestionar directamente desde la plataforma.

 

 

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Acceso a los listados

Aquí te mostraremos los pasos para acceder a la información en ambas plataformas.
 

Después de iniciar sesión en tu Klinikare, si cuentas con el perfil de "Gerente", el más alto en la jerarquía, podrás ver en el menú lateral izquierdo la opción "Gestor de Negocios". Este apartado te brinda la capacidad de generar informes sobre todas las clínicas dentro de tu base de datos, especialmente útil si gestionas varias clínicas en ubicaciones geográficas diferentes desde una misma organización. Desde el Gestor de Negocios, puedes generar informes generales de tus clínicas, acceder a listados de accesos de empleados y ver acciones realizadas por ellos.
 

Dependiendo de estos permisos, también podrás acceder al panel de control, te ofrece informes gráficos que proporcionan una visión visualmente atractiva de aspectos clave en la gestión de tu clínica.

Dentro de estas visualizaciones gráficas, encontrarás un resumen ejecutivo, que simplifica datos complejos y te brinda una panorámica instantánea de la salud general de tu clínica.

Además, se utilizan gráficos sobre citas, presupuestos, facturación y más áreas de enfoque dentro de la gestión clínica, para desglosar datos financieros y facilitar la comprensión.

Se trata de una herramienta poderosa que te permite entender la realidad de tu clínica de un vistazo, y te invita a explorarla a fondo para una gestión más efectiva.


Dentro de tu organización en Klinikare, descubrirás que también dispones de listados en secciones como de "Profesionales", son todos aquellos que se hayan dado de alta en la plataforma, o el "Control Horario", dentro de él verás varias secciones de acuerdo al perfil que tengas; "Financiaciones" y otras áreas específicas.

Estos listados se muestran de manera automatizada, presentando resultados según la cantidad de elementos que tengas.

El resultado de los datos se adaptan a tus búsquedas previas y éstos filtros permanecen visibles hasta que decidas limpiarlos, brindándote una experiencia de usuario ajustada y centrada en tus necesidades.


Y finalmente tenemos los listados del gestor de clínicas Gestiona by Klinikare.

Para acceder, puedes hacerlo desde el menú lateral izquierdo de tu organización, en la sección de tu gestor de clínicas Gestiona, al final del menú.

Dirígete a la opción "Gestor de Clínica" o, si estás en la agenda, haz clic en el nombre de la clínica y selecciona "Gestor de Clínica" te guiará a la misma pantalla.

A partir de esta pantalla, se abrirá ante ti un abanico de opciones para administrar cualquier informe relacionado con las operaciones de tu clínica que desees obtener de la plataforma Gestiona by Klinikare.

Ya sea explorar la producción de los profesionales, supervisar los impagos, analizar los presupuestos según sus estados, u otros aspectos cruciales.
 

Estos listados ofrecen un acceso directo y detallado a la información que necesitas para optimizar la gestión de tu clínica con Gestiona by Klinikare.

 

 

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Conoce el Panel de Control

 

Donde encontrarás las estadísticas más importantes para optimizar la gestión de tu clínica. Vamos a explorar cómo utilizar esta poderosa herramienta.
 

Para acceder a él tienes que posicionarte en la home de tu organización y ubicar en el menú lateral izquierdo la opción de “Panel de control”.
 

Para comenzar, al ingresar a esta sección, necesitas establecer los parámetros de búsqueda. Haz clic en el icono del filtro y selecciona las fechas y clínicas deseadas en el caso de que tengas más de una. Puedes personalizar las fechas  o elegir tramos temporales predeterminados según tus necesidades. Una vez hecho, simplemente clic en "Aplicar" para obtener información específica y actualizada.
 

En la primera sección, nos encontramos con el Resumen Ejecutivo, el corazón de tu análisis. Aquí, encontrarás los datos más relevantes sobre nuevos pacientes, citas fallidas y otros indicadores clave. Observa los gráficos sobre citas, pacientes, presupuestos y más.

Puedes profundizar en temas más específicos según tus necesidades. En el menú lateral izquierdo, encuentra opciones como "Agenda", "Pacientes", "Presupuestos" y otras opciones que te ofrecerán los datos que buscas. Cada sección presenta gráficos detallados para una comprensión más profunda de las operaciones de tu clínica.
 

Si necesitas descargarte los datos en formato listado, simplemente haz clic en el menú representado por los tres puntos en cada gráfica y selecciona el formato deseado. 

Filtra por fechas y clínicas, y descarga la información que necesitas.
 

Dentro de cada opción, personaliza la visualización. Oculta columnas no relevantes, ancla o redimensiona según tus preferencias. Para revertir cualquier modificación, utiliza la opción de “reset  columns” en el menú de cada columna justo al lado del nombre de ella, representado por las tres líneas horizontales.
 

En cuanto a los gráficos, hazlos interactivos. Oculta datos seleccionados para enfocarte en información específica. Haz clic en el dato ubicado en la parte inferior, para ocultar o mostrar y así ajustar la visualización según tus necesidades.
 

En resumen, todas estas acciones son posibles en cualquier listado o gráfico dentro de tu Panel de Control, ofreciéndote flexibilidad y personalización para una gestión más eficiente.

 

 

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Listados Klinikare

Los listados en Klinikare, son una herramienta muy versátil que te permite filtrar datos de manera rápida y sencilla.

  1. Acceso a los listados: Para acceder a cualquier listado, dirígete al apartado deseado en el menú lateral izquierdo. Klinikare te proporcionará automáticamente el listado completo con todos los datos relevantes, al clicar sobre el.
     

  2. Filtrado de datos: Una vez en el listado, puedes filtrar por fechas en la parte superior, simplemente añadiendo el inicio y fin del tramo de tu búsqueda. También, si clicas en el botón del Filtro en la parte superior derecha, verás filtros predeterminados que se aplican con un solo clic.
     

  3. Configuración de filtros: Si los filtros predeterminados no cubren tus necesidades, configura tu propio filtro, sitúate en la cabecera de la columna para iniciar la búsqueda introduciendo caracteres y puedes combinar la búsqueda escribiendo en la cabecera de varios ajustando el filtro según sea necesario. Guárdalo clicando en el botón con un icono de disquete, asígnale un nombre y "Guarda".

    Incluso compártelo con otros usuarios, clicando sobre el botón de Filtro y clica sobre el menú de los tres puntos en el fliltro que quieres compartir y selecciona la opción de "Compartir". Busca al profesional escribiendo su nombre o correo electrónico y haz clic en compartir.
     

  4. Búsqueda avanzada: Explora opciones más avanzadas de búsqueda, como buscar por fechas específicas en las columnas designadas o realizar búsquedas por tramos seleccionando la opción "Dentro del rango" e incluyendo la fecha de inicio y fin.
     

  5. Personalización de columnas: Afinemos aún más la búsqueda personalizando las columnas. Puedes ocultar columnas no deseadas simplemente haciendo clic y arrastrando hacia arriba. Si deseas anclar o redimensionar columnas, haz clic en el menú de la columna y selecciona la opción adecuada.
     

  6. Gestión de filtros guardados: Si encuentras que creas un filtro con frecuencia, ahorra tiempo guardándolo. Haz clic en "Guardar" y asigna un nombre. Este filtro quedará disponible en tus opciones de filtro guardado. Si quieres compartirlo o eliminarlo, haz clic en los tres puntos en el menú de filtros y selecciona la opción de compartir, busca el usuario por su nombre o su correo electrónico y compártelo.
     

  7. Descarga de listados: Por último, si necesitas descargar el listado, haz clic en el tercer botón con el icono representado por una flecha hacia abajo. Esto descargará un archivo en formato de tablas que puedes abrir en Excel u otros programas de tablas.

 

 

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Listados Gestiona

Optimiza tu búsqueda, aquí te explicaremos cómo iniciarte en los listados de forma eficiente.

  1. Accede al Gestor: Al ingresar al Gestor, encontrarás una pantalla con un menú lateral izquierdo que contiene todos los apartados necesarios para crear y personalizar el listado que estás buscando.

  2. Selecciona la categoría: Es esencial destacar que, al momento de seleccionar la categoría para tu listado, debes tener claro el núcleo de tu búsqueda. Por ejemplo, si deseas obtener un listado de Presupuestos aceptados en un período específico, no necesitas dirigirte a la sección de 'Pacientes'. En cambio, deberías seleccionar la opción 'Presupuestos', ya que éste es el núcleo de tu búsqueda.
    Piensa en el elemento principal de tu listado y selecciona la categoría que mejor se alinee con esa información. Así, podrás generar un listado específico que se adapte a tus necesidades. Recuerda, la clave está en pensar en el núcleo de tu búsqueda y seleccionar la categoría correspondiente para obtener los resultados precisos que estás buscando.

  3. Utilización de submenús: Ahora, hablemos sobre cómo afinar aún más tu búsqueda utilizando los submenús disponibles en cada categoría del menú lateral. Cada elemento principal tiene opciones específicas que te permiten segmentar y personalizar tus listados de acuerdo con tus necesidades. Tomemos, por ejemplo, la categoría 'Presupuestos'. Al hacer clic en esta opción, te encontrarás con el submenú que incluye 'Presupuestos' de manera genérica, pero también encontrarás la opción 'Presupuestos por tratamientos'. Esta última te permite refinar tu búsqueda teniendo en cuenta los tratamientos específicos por los cuales estás realizando la búsqueda. Así, podrás obtener un listado más detallado y específico.

    Otro ejemplo es la categoría 'Facturas'. Al seleccionar 'Facturas', encontrarás varias opciones dentro del submenú, como 'Facturas emitidas', 'Tratamientos no facturados', 'Ingresos no facturados' y el 'Listado 347'. Cada opción te lleva a un camino diferente para que puedas obtener la información exacta que necesitas. Es crucial elegir la opción que se alinee con lo que estás buscando. Si estás interesado en las facturas que has emitido, selecciona 'Facturas emitidas'. Si buscas tratamientos que aún no han sido facturados, elige 'Tratamientos no facturados'. De esta manera, puedes personalizar tu búsqueda de manera efectiva.

 

 

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Configura los filtros

Te guiaremos a través del proceso de configuración de búsqueda en los listados de Gestiona para optimizar tus resultados de manera eficiente.

  1. Acceso a la configuración: Una vez que hayas seleccionado la categoría correspondiente para tu búsqueda, serás dirigido a una pantalla que presenta botones ubicados en la parte superior derecha. Aquí encontrarás tres opciones: dos botones para 'Filtros' y 'Seleccionar Columnas' y un selector llamado 'Seleccione una búsqueda'. Éste último lo usarás para ejecutar filtros guardados anteriormente.
     

  2. Configura los filtros: Si no has guardado previamente alguno, el primer paso es hacer clic en el botón 'Filtros', ubicado en la esquina superior derecha. Al hacerlo, se abrirá una ventana de diálogo donde podrás configurar tu búsqueda.
     

  3. Selecciona las columnas para la búsqueda: Dentro de esta ventana, enfócate en la sección resaltada en tonos verdes para la creación de tu listado. Aquí, encontrarás un selector que te permite elegir los datos por los cuales deseas realizar la búsqueda. Cada columna tiene diversos parámetros que puedes combinar para refinar tus resultados.
     

  4. Elige el parámetro: Cuentas con una amplia gama de parámetros dentro de cada columna, para fechas, estados y datos específicos del elemento. Para cada columna seleccionada, tendrás diferentes parámetros para filtrar. Por ejemplo, si estás buscando por fechas, podrás especificar un período de tiempo. Si necesitas datos en un rango específico, puedes incluir la misma columna dos veces para definir tanto la fecha de inicio como la fecha de finalización de tu búsqueda.
     

  5. Filtros por nombre: Para las columnas donde buscas por el nombre del elemento, como pacientes o tratamientos, tendrás opciones como 'Igual' o 'Contiene' en el menú desplegable. Para el parámetro 'Igual' requiere que ingreses el nombre exacto, mientras que 'Contiene' te permite buscar por coincidencias parciales.
     

  6. Aplicación de filtros: Una vez que hayas configurado tus filtros con las columnas según tus necesidades, haz clic en 'Cerrar y Aplicar Filtros de Búsqueda' para ejecutar la consulta y obtener tus resultados deseados.

 

 

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Crea Filtros Avanzados

Ahora vamos a adentrarnos en cómo crear un filtro utilizando la búsqueda avanzada. Este proceso consiste en agrupar términos para hacer la búsqueda más inclusiva. Por ejemplo, si queremos encontrar todos los Presupuestos con el estado 'Pendiente' y también aquellos con el estado 'Entregado', necesitamos incluir ambas condiciones en nuestra búsqueda.

  1. Agregación de condiciones: Para lograr esto, simplemente agregamos las dos columnas con el mismo criterio y seleccionamos el parámetro correspondiente para cada estado. A continuación, verás un botón con el icono de grupos. Este botón nos permite agrupar estas condiciones para que el filtro muestre tanto los Presupuestos Pendientes como los Presupuestos Entregados. Es importante destacar que no se excluyen unos a otros, sino que ambos estados se incluyen en la búsqueda.

  2. Creación de grupos: Puedes crear tantos grupos como necesites, dependiendo de la complejidad de tu búsqueda. Cada elemento debe estar dentro del mismo grupo. Estos grupos se numeran, comenzando por el grupo 1, donde se agrupan elementos con el mismo criterio pero diferentes parámetros. Luego, en el grupo 2, se agrupan otros elementos con el mismo criterio pero diferentes parámetros, y así sucesivamente.

    Normalmente, se utilizan uno o dos grupos, como máximo tres, dependiendo de la dificultad de la búsqueda. Recuerda que este método de búsqueda avanzada te permite afinar tus resultados de manera precisa y eficiente, agrupando términos para encontrar exactamente lo que necesitas.

Ejemplo de uso: Imagina que eres el encargado de coordinar las citas en la clínica y necesitas revisar las citas programadas para la próxima semana. Quieres encontrar todas las citas No confirmadas para reagendar a pacientes en espera y también quieres verificar si hay citas Anuladas.

Para hacer esto, accedes a la sección de citas y seleccionas la columna correspondiente para el estado de la cita. Luego, eliges las citas 'No confirmadas / No llegó' como parámetro para la primera columna y las citas 'Anuladas' para la segunda columna.

Utilizando la búsqueda avanzada, agrupas estas dos condiciones en un solo grupo. Esto te permitirá ver todas las citas tanto "No confirmadas / No llegó" como 'Anuladas' en una sola lista.

De esta manera, puedes tener una visión completa de las citas programadas para la próxima semana y tomar las medidas necesarias para garantizar una agenda completa y bien gestionada.

 

 

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Personaliza las columnas

Una vez que obtengas tu listado, es posible que algunas columnas no sean relevantes para ti o que necesites ver otras que no estén visibles. Para personalizar las columnas y mostrar solo las que necesitas, así como reordenarlas según tus preferencias, dirígete al botón 'Seleccionar Columnas' ubicado en la esquina superior derecha justo al lado del botón de 'Filtros'.
 

  1. Acceso a la configuración de columnas: Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana que muestra todas las columnas disponibles para ese listado en particular. Las columnas visibles se destacarán en verde en la parte superior, mientras que las que están ocultas se mostrarán en gris en la parte inferior.
     

  2. Activación o desactivación de columnas: Para activar o desactivar una columna, simplemente haz clic en su nombre. Si está desactivada, se activará y se incluirá en la parte superior donde las columnas visibles; pero si está activada, al clicar sobre ella se desactivará y pasará al grupo de las columnas no visibles en el listado.
     

  3. Ordenar columnas: Además, para ordenar las columnas a tu gusto, simplemente haz clic en la columna que deseas ordenar y, sin soltar el botón del ratón, arrástrala a la posición que desees, ya sea hacia arriba o hacia abajo. Luego, suelta el botón del ratón para posicionarla donde desees.
     

Aviso importante: Es importante tener en cuenta que si es la primera vez que accedes a este listado en particular, se te pedirá que selecciones las columnas antes de mostrar los resultados de tu búsqueda. Esto garantiza que obtengas los datos precisos que necesitas desde el principio.

 

 

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Acciones en los listados

Te hemos mostramos cómo optimizar los filtros de Gestiona, desde los más simples hasta búsquedas avanzadas. Ahora, vamos a explorar las diversas acciones que puedes realizar en los listados.

  1. Paginación del resultado: En la parte inferior izquierda de la pantalla de listados, encontrarás la paginación del resultado. Si tu listado tiene más de 40 líneas, se dividirá en páginas de hasta 40 líneas cada una para facilitar la navegación. Puedes desplazarte hacia adelante o hacia atrás según tus necesidades. Si prefieres ir directamente a una página específica, simplemente introduce el número de página deseado y haz clic en el botón "Ir".
     

  2. Comunicaciones: A la derecha de la paginación, encontrarás la opción "Comunicaciones". Esta función te permite enviar mensajes o correos electrónicos a partir del listado de pacientes filtrado. Es importante tener en cuenta que para utilizar esta función, debes tener configurado previamente el envío de correos y SMS. Además, puedes acceder al servicio de Whatsapp Web directamente desde el icono correspondiente, lo que te permitirá comunicarte con el paciente sin necesidad de agregarlo como contacto previamente.
     

  3. Opciones de descarga: Continuando hacia la derecha, verás las opciones de descarga, "Exportar a XLS" y "Exportar a CSV". Estas opciones son compatibles con cualquier aplicación en formato de tablas, como Excel. Es fundamental tener las columnas activas en el listado para que la descarga contenga los datos que necesitas. Nuestros listados están preparados para ofrecerte datos totales automáticamente al abrirlos en tu programa de tablas, siempre y cuando las columnas que desees totalizar estén activas en el listado.
     

  4. Mostrar todos: Si tu intención es consultar el listado sin descargarlo, puedes utilizar la opción "Mostrar todos". Esto te permitirá visualizar todas las líneas en la misma pantalla con la capacidad de desplazamiento hacia arriba y abajo. Además, desde cada línea del listado, tienes la opción de acceder directamente a la ficha del paciente para consultar información detallada.

 

 

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Guardar y editar filtros

Ahora vamos a aprender a guardar tus configuraciones de filtros más comunes para ahorrar tiempo en la gestión de datos.

  1. Guardar un filtro: Para guardar un filtro con los parámetros de tu interés, dirígete a la parte superior de la caja de 'Filtros' y asigna un nombre descriptivo a tu búsqueda en el campo 'Nombre de la búsqueda'. Una vez escrito, haz clic en el botón 'Guardar' para almacenar el filtro. Con estos simples pasos, tu filtro quedará guardado para su uso futuro. Puedes aplicar ésta búsqueda inmediatamente para esta configuración haciendo clic en 'Cerrar y aplicar filtros de búsqueda'.
     

  2. Utilizar un filtro guardado: Cuando necesites utilizar un filtro guardado, ubícate en la categoría y sección correspondiente y selecciona tu filtro desde el menú desplegable llamado 'Seleccione una búsqueda' en la parte superior derecha. Si es necesario, puedes modificar los parámetros, como la fecha, antes de ejecutar la búsqueda. Recuerda que cualquier cambio realizado no afectará el filtro guardado original, a menos que decidas guardarlos nuevamente.
     

  3. Editar un filtro guardado: Si necesitas realizar cambios en un filtro guardado, accede a él desde el menú desplegable en la parte superior de los listados. Realiza los cambios necesarios y guarda el filtro actualizado haciendo clic en 'Guardar'.
     

  4. Eliminar una búsqueda guardada: Si ya no necesitas una búsqueda guardada, puedes eliminarla accediendo a 'Búsquedas guardadas' en la parte superior derecha de la caja de Filtros. Verás una lista de todas las búsquedas guardadas junto a un icono de eliminar representado por una 'X'. Confirma la eliminación y el filtro ya no estará disponible en el menú desplegable.

 

 

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