Sección 4: ADMINISTRACIÓN
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4.- GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Gestión de facturación
Lección recomendada para Directivos Clínicos.
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Nueva serie de facturación
Al crear una factura para nuestros pacientes, es importante mantener una numeración continua dentro de una serie. Esto significa que cada factura debe seguir a la anterior sin romper la secuencia numérica en ningún caso. Para organizar esta numeración, se crean series de facturación, y es recomendable tener al menos dos series: una para la facturación corriente y otra para las facturas rectificativas. A continuación, te explicamos cómo se crean y gestionan estas series.
Series de Facturación en Klinikare
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Acceso a la Configuración: Una vez que estés en la plataforma Klinikare, dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona la opción de Configuración. Dentro de esta sección, haz clic en Series de Facturación. Esto te llevará a la pantalla donde puedes consultar y crear nuevas series.
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Gestión de Series Existentes: Desde esta pantalla, tienes la opción de desactivar cualquier serie que no desees que se ofrezca al momento de facturar. También puedes editar los datos de una serie existente o asociar una serie ya creada a la clínica correspondiente. Tan sólo tienes que clicar sobre la línea de la serie que quieres editar y te dirige a la pantalla del formulario.
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Asociación de Series a una Clínica: Para asociar una serie a una clínica, haz clic en Continuar, selecciona la clínica deseada y selecciona con el check la serie de facturación que vas a utilizar. Abajo de la lista de las series, es importante que selecciones la serie de facturación por defecto, es decir, la serie que se usará automáticamente para las facturas diarias, teniendo la posibilidad de cambiar a cualquiera de las series seleccionadas aquí si fuera el caso.
Creación de una Nueva Serie de Facturación
Si necesitas crear una nueva serie de facturación, desde la pantalla del listado de series, clica en el botón Nueva Serie. En el formulario que aparece, deberás rellenar los datos necesarios:
- Datos del Negocio: Incluye la razón social o denominación oficial de la empresa, la identificación fiscal (NIF), y la dirección fiscal completa.
- Prefijo: Este campo es opcional y sirve para identificar una serie de otra. Por ejemplo, para las facturas rectificativas, puedes utilizar un prefijo como "RECT" o simplemente una "R" de rectificativa.
- Número de la Última Factura: Normalmente, este campo se rellena con 0 (ceros), ya que la primera factura con esta serie al generarla será la número uno. Sin embargo, si ya has emitido facturas durante el año fiscal en curso en tu otro programa o en papel, deberás ingresar aquí el número de la última factura generada para que el sistema continúe la numeración correlativa.
- Fecha de Inicio de Facturación: Esta es la fecha de inicio del año fiscal de tu empresa. Si decides activar la opción de incluir el año fiscal en el número de la factura, verás que tus facturas incorporarán el año fiscal en curso en su numeración.
- Creación Automática de Series Anuales: Si prefieres no tener que configurar esto cada año, puedes activar la opción para que el sistema cree automáticamente una nueva serie al finalizar el año fiscal, utilizando la configuración que estás estableciendo ahora.
- Impuestos y Retenciones: Puedes incluir el tipo de impuesto y su valor. Para casos exentos, escribe el nombre del impuesto y coloca el valor en cero. Si necesitas aplicar una retención en las facturas, puedes especificarla en el campo correspondiente; de lo contrario, déjalo en blanco.
Guardar y Asociar la Nueva Serie: Una vez que hayas completado todos los campos, guarda la nueva serie. Recuerda que después de crearla, debes asociarla a la clínica y seleccionar cuál será la serie predeterminada para facturar.
Para asociarla a la clínica, una vez Guardes los datos de la nueva serie te mostrará la o las clínicas que pertenecen a ésta base de datos. Tan sólo clica sobre la clínica en cuestión y verás el listado de las series que tienes creadas, marca con el check la que va asociada a la clínica. Posteriormente en el selector que te muestra al final del listado de series, selecciona la que quieres que te ofrezca siempre por defecto.
Con la serie configurada y asociada, puedes volver a Klinikare, entrar en el Gestor de Clínicas y comenzar con la facturación desde la ficha de cada paciente.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar eficazmente las facturas en tu clínica, asegurando un control adecuado de la numeración y el cumplimiento con las normativas fiscales.
Configurar qué facturas, según el pago o estado del tratamiento
Klinikare nos permite configurar los estados en los que deben estar los tratamientos para poder ser facturados. Para hacer ésta configuración dirígete al menú de la organización en la parte izquierda, justo debajo del nombre del centro clica en Configuración de Clínica > Datos Generales > Configuración de la Herramienta. Aquí, debes desplazarte hasta el apartado de Configuración de Facturación.
En esta sección, puedes establecer que solo se facturen los tratamientos que estén abonados completamente o no, marcando la opción correspondiente. Además, puedes decidir qué texto aparecerá delante del tratamiento en la factura si se puede facturar un pago parcial. Por ejemplo, si deseas que quede claro que un tratamiento no está completamente pagado con una factura parcial, podrías escribir "Pago Parcial".
También tienes la opción de decidir si se pueden facturar únicamente los tratamientos que hayan sido:
- Realizados completamente: Solo se facturarán los tratamientos finalizados.
- Comenzados: Se podrán facturar tratamientos que ya hayan iniciado.
- Pendientes: Permite facturar tratamientos que aún no han comenzado.
Si seleccionas todas las opciones, obviamente se podrán facturar todos los tratamientos, independientemente de su estado. Sin embargo, si decides dejar solo los tratamientos pendientes como "No" y marcas "Sí" en los tratamientos comenzados, un tratamiento deberá estar, como mínimo, comenzado para poder ser facturado.
Esta configuración te permite personalizar el proceso de facturación según las necesidades específicas de tu clínica, garantizando así un mejor control sobre los tratamientos y su facturación correspondiente.
Mostrar cantidades en las facturas
Klinikare nos permite configurar si queremos que, al imprimir una factura o un recibo generado desde un ingreso, se imprima también el número de tratamientos de cada concepto.
Para configurar esto, debemos seguir estos pasos:
- Dirígete a Configuración de la Clínica, desde la organización debajo del nombre del centro.
- Selecciona Datos Generales.
- Accede a Configuración de la Herramienta.
- Encuentra el apartado de Configuración de Facturación.
- Marca la opción "Pasar la cantidad de tratamientos en la creación de facturas y recibos a partir de ingresos" a Sí.
Por ejemplo, si revisamos una factura y la imprimimos antes de hacer esta configuración, veremos que solo aparece el nombre del tratamiento, pero no la cantidad de obturaciones por ejemplo. Sin embargo, después de activar esta opción y guardar los cambios, al generar un ingreso y crear la factura o un recibo, éste mostrará las unidades o cantidades de cada tratamiento al imprimirlo.
Esta configuración es útil para proporcionar detalles más completos en las facturas y los recibos entregados a los pacientes, asegurando claridad y precisión en la facturación.
Observaciones en las facturas
En Klinikare, puedes configurar las observaciones que aparecen en la parte inferior de las facturas de los pacientes cuando se imprimen. Para modificar estas observaciones y establecer un texto predeterminado, sigue los pasos a continuación:
- Accede a la organización de la clínica y ubícate en la sección de tu centro en el menú lateral izquierdo.
- Clica en Configuración de Clínica.
- En la pantalla selecciona Datos Generales.
- Haz clic en Configuración de la Herramienta.
- Busca el segundo epígrafe denominado Observaciones factura precargadas. Este campo es específico para las observaciones de las facturas.
- Modifica el texto de las observaciones según lo desees.
- Pulsa el botón de Guardar.
A partir de este momento, todas las facturas que se generen incluirán el nuevo texto de observaciones que hayas configurado.
Crear facturas en bloque
En la gestión de tu clínica, la facturación es un aspecto fundamental. Es posible que, por falta de tiempo, no puedas facturar a cada paciente inmediatamente y prefieras hacerlo al final de la jornada. Por esta razón, Klinikare te ofrece la opción de facturación en bloque, una herramienta que permite realizar las facturas de manera rápida y eficiente.
Para utilizar esta función, sigue estos pasos:
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Accede al Gestor de Clínica: Puedes hacerlo desde la agenda en el menú de la clínica selecciona la opción Gestor de clínica o desde la pantalla principal de tu organización en Klinikare, en el menú lateral izquierdo justo debajo del nombre del centro clica en la misma opción, Gestor de clínica.
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Dentro del gestor, en el menú lateral selecciona la opción "Facturas" y dentro verás las opciones sobre "Tratamientos no facturados" ó "Ingresos no facturados". Es muy importante que elijas la opción por la que se factura en tu clínica.
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Selecciona los Tratamientos o Ingresos No Facturados: Aquí encontrarás varias opciones, pero nos centraremos en "Tratamientos No Facturados" e "Ingresos No Facturados". Tu selección dependerá del protocolo de facturación que sigas:
- Si realizas las facturas desde la pestaña de Documentos en la ficha del paciente, habrás facturado los tratamientos. En este caso, al facturar en bloque, deberás seleccionar Tratamientos No Facturados.
- Si las facturas se realizan desde la pestaña de Datos Económicos en la ficha del paciente, estarás facturando los ingresos del paciente. Para facturar en bloque en este caso, debes seleccionar Ingresos No Facturados.
Esto te permitirá mantener la coherencia en el proceso de facturación y asegurarte en el caso de los cobros, de que todos los ingresos de tus pacientes que no estén facturados sean procesados correctamente.
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Crear un Filtro para la Búsqueda: Una vez realizada la selección, debes crear un filtro para buscar lo que deseas facturar. Vamos a ver un ejemplo utilizando "Ingresos No Facturados". La opción de "Tratamientos No Facturados" funciona de manera similar, pero con las columnas de búsqueda para los tratamientos.
El filtro se configura de la misma manera que en otras búsquedas en Klinikare. Si necesitas ayuda con esta funcionalidad, te invitamos a ver nuestros videos sobre listados.
- Haz clic en el Botón de Filtros: Esto abrirá un cuadro de selección para elegir las columnas que queremos usar en la búsqueda.
- En nuestro ejemplo, vamos a listar todos los ingresos del día. Por defecto, tenemos la opción de "Estado del Ingreso" como "Pagado", para incluir solo los pagos que ya han sido realizados. Los pagos planificados en estado "No Pagado" no aparecerán en el listado.
- A continuación, en "Seleccione Columnas" elige la opción de "Ingresos Fecha Realizado" y, en "Parámetros", establece igual a hoy siempre que desees listar los ingresos del día. Pero si lo quieres por fechas utiliza los parámetros para la búsqueda entre fechas, en este caso debes incluir esta columna dos veces para el inicio y el fin de la búsqueda.
- Con estas condiciones, haz clic en Cerrar y Aplicar Filtros de Búsqueda. Esto mostrará todos los registros de pago en las fechas de la búsqueda sin factura.
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Proceder a la Facturación: Con el listado de ingresos o tratamientos, haz clic en el botón Facturar. Es posible que algunos pacientes no tengan todos sus datos fiscales completos. Si es así, Klinikare te notificará los errores y te permitirá revisar cuáles registros no cumplen con los requisitos para una correcta facturación.
Puedes acceder a la ficha del paciente para completar los datos necesarios. Si no tienes la información en ese momento, puedes desmarcar al paciente del listado para dejar pendiente su factura.
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Completar el Proceso de Facturación: Una vez revisado todo, haz clic en Facturar. El sistema te pedirá seleccionar la serie de facturación, la fecha, y confirmar nuevamente haciendo clic en Facturar para finalizar el proceso.
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Revisión de Facturas Emitidas: Una vez completado el proceso, todas las facturas estarán disponibles en el apartado de Facturas Emitidas dentro del Gestor de clínica en Facturas.
Con este procedimiento, podrás gestionar de manera eficiente la facturación en bloque, asegurando que todos los ingresos y tratamientos sean facturados correctamente.
