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4.-  GESTIÓN ADMINISTRATIVA:  Configuraciones básicas
Lección recomendada para Directivos Clínicos.

 

Configuración general 

Campos obligatorios en la
filiación de pacientes
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Configura observaciones
predefinidas para las facturas
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Crear epígrafes para las
Historias médicas 
(Formato lectura) 🠋

Configurar qué tratamientos
se permiten facturar
(Formato lectura) 🠋

Menú: 4.-   GESTIÓN ADMINISTRATIVA

 

 

Crear usuarios para que accedan al centro

Crear un usuario en la
plataforma de klinikare
(Formato lectura) 🠋

 

 

Configuraciones previas al módulo de Implantes 

Configurar los tratamientos que
requieren de implantes
(Formato lectura) 🠋

Dar de alta implantes para 
ser asociados a los tratamientos
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Configuraciones previas para la Firma Digital de Klinikare

Campos obligatorios en el check-in 
de pacientes desde Firma Digital
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Crear plantilla de consentimientos
para la Firma Digital de pacientes
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Crear plantilla de Cuestionarios
para la Firma Digital de pacientes
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Configuraciones generales para el Módulo de almacén

Crear categorías y artículos
para el módulo de almacén
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Crear y gestionar almacenes
en el módulo de almacén
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Gestión masiva de productos
en el módulo de almacén
(Formato lectura) 🠋

 

 




📖 Información Ampliada en Formato de Lectura

 

Campos obligatorios en la filiación de pacientes

En Klinikare, puedes personalizar los campos de la ficha de afiliación del paciente que serán obligatorios en tu clínica. A continuación, te explicamos cómo configurar estos campos:

Pasos para Configurar Campos Obligatorios

  1. Añadir Nuevos Campos Obligatorios:

    • Si deseas hacer obligatorios campos de datos del paciente, sigue estos pasos:
      • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
      • Selecciona Configuración de clínica y luego Datos generales.
      • Accede a Formulario de datos de afiliación del paciente.

  2. Configurar los Campos:

    • Verás una lista completa de los campos disponibles en la ficha de filiación del paciente.
    • Marca los campos que quieres que sean obligatorios. Por ejemplo, si decides hacer obligatorio el campo Referidor externo, todos los pacientes nuevos o existentes deberán completar este campo para poder guardar sus datos.

 

Puntualizaciones Importantes

  • Guardar los Datos: Si marcas un campo como obligatorio y no se completa en la ficha de filiación, el sistema no permitirá guardar los datos del paciente.

  • Precaución: Asegúrate de que los campos obligatorios que configures sean necesarios para la gestión de la clínica, ya que no se podrá guardar una ficha de paciente si falta alguno de estos campos.

 

 

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Crear epígrafes para las Historias médicas 

En Klinikare, puedes configurar y personalizar la pestaña de Historia Médica dentro de la ficha del paciente. Esta funcionalidad te permite crear y gestionar diferentes historias médicas y sus epígrafes asociados. A continuación, te mostramos cómo hacerlo:

Pasos para Configurar Historias Médicas

  1. Acceder a la Configuración de Historias Médicas:

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Selecciona Configuración de Clínica y luego Datos Generales.
    • Haz clic en Historias Médicas.

  2. Crear una Nueva Historia Médica:

    • En la sección de Historias Médicas, verás un listado de todas las historias médicas que están disponibles para la ficha del paciente.
    • Para crear una nueva historia médica, pulsa el botón Nueva Historia Médica.
    • Asigna un nombre a la nueva historia médica.

  3. Añadir Epígrafes:

    • Una vez creada la historia médica, añade cada uno de los epígrafes necesarios, con el botón del "+" 
    • Escribe el nombre de cada epígrafe según las necesidades de tu clínica.
    • Guarda los cambios realizados.

  4. Visualización en la Ficha del Paciente:

    • Al acceder a la ficha de un paciente, pulsa la pestaña Historias Médicas.
    • Aquí podrás ver la nueva historia médica creada, junto con los epígrafes correspondientes.
    • Puedes elegir visualizar únicamente el epígrafe que te interese. Para ello, aplica los filtros disponibles y selecciona el epígrafe deseado. Los demás epígrafes desaparecerán de la vista.

Nota IMPORTANTE: Una vez que hayas configurado los epígrafes y ya hayas empezado a trabajar con ellos en la ficha del paciente, si vas a editar un epígrafe es importante que su nombre haga referencia al nombre anterior. Es decir, lo escrito dentro del epígrafe en la ficha del paciente no se cambiará a otro epígrafe, se mantendrán en la misma posición. El orden será siempre el mismo de la primera configuración.

 

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Configura observaciones predefinidas para las facturas

En Klinikare, puedes personalizar las observaciones que aparecen en las facturas de los pacientes. Estas observaciones se muestran en la parte inferior de cada factura impresa. A continuación, te mostramos cómo modificar este texto:

Pasos para Modificar las Observaciones

  1. Acceder a la Configuración de la Clínica:

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Selecciona Configuración de Clínica.

  2. Modificar el Campo de Observaciones:

    • En el apartado Datos Generales, busca la opción de Configuración de la Herramienta.
    • Localiza el epígrafe titulado Observaciones factura precargadas. Este campo se refiere a las observaciones que aparecerán en las facturas.
    • Modifica el texto en este campo según tus necesidades.

  3. Guardar los Cambios:

    • Una vez que hayas realizado las modificaciones, pulsa el botón Guardar.

 

 

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Configurar qué tratamientos se permiten facturar

Klinikare te permite configurar el estado en el que deben estar los tratamientos para que puedan ser facturados. Esto te ayuda a asegurar que solo los tratamientos que cumplen con ciertos criterios sean facturados, mejorando así el control y la precisión en la facturación.

Pasos para Configurar el Estado de Tratamientos

  1. Acceder a la Configuración de la Clínica:

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Selecciona Configuración de Clínica.

  2. Modificar Configuración de la Herramienta:

    • En el apartado de Datos Generales, busca la opción Configuración de la Herramienta.
    • Desplázate hacia abajo hasta encontrar la sección de Configuración de Facturación.

  3. Configurar Estados de Tratamientos:

    • Aquí podrás elegir el estado que los tratamientos deben cumplir para ser facturados. Puedes optar por:
      • Tratamientos abonados Completamente: Solo se podrán facturar tratamientos que estén completamente pagados por el paciente.
      • Prefijo concepto pago parcial: Si la opción anterior has seleccionado que "No", puedes añadir un texto para indicar si el tratamiento ha sido pagado parcialmente o completamente (por ejemplo, "Pago Parcial").
      • Tratamientos Realizados: Decidir si solo los tratamientos completados podrán ser facturados.
      • Tratamientos Comenzados: Opción para facturar tratamientos que ya han comenzado.
      • Tratamientos Pendientes: Permite facturar tratamientos que aún están pendientes de comenzar.

  4. Guardar los Cambios:

    • Una vez configurados los criterios según tus necesidades, asegúrate de guardar los cambios realizados.

 

 

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Crear un usuario en la plataforma de klinikare

Para añadir un nuevo empleado en Klinikare, sigue estos pasos:

1. Acceso a Klinikare

  • Inicia sesión en tu cuenta de Klinikare.

2. Acceder a la Configuración de Empleados

  • En la pantalla principal, en la parte izquierda del menú, selecciona la opción Empleados.
  • Aquí encontrarás todos los empleados ya registrados.

3. Añadir un Nuevo Empleado

  • Haz clic en el botón Añadir Profesional.
  • Completa los campos necesarios, incluyendo el correo electrónico del nuevo empleado. Asegúrate de seleccionar la opción Crear un Usuario Profesional para que reciba una invitación para registrarse.

4. Datos del Profesional

  • Una vez completados los datos del profesional, haz clic en Siguiente.
  • Aquí deberás especificar a qué clínica accederá el profesional, especialmente si tienes más de una clínica en tu base de datos.

5. Seleccionar Perfil y Permisos

  • Elige el perfil del profesional tanto en Klinikare como en Gestiona:

    • Klinikare: Puede ser administrador, editor, o tener otros roles específicos.
    • Gestiona: Decide si el profesional tendrá acceso a Gestiona y qué permisos tendrá.

  • Para ver una lista de perfiles y permisos, ve a Configuración de Gestión en el menú de Profesionales y consulta el enlace Consulta Permisos de Usuario.

6. Configurar Horario de Trabajo

  • Marca las horas de trabajo del profesional y el tiempo de descanso correspondiente. Por ejemplo, si trabaja 8 horas y tiene 1 hora de descanso, marca 8 horas y 60 minutos de descanso.
  • Define si el fichaje debe ser en cualquier momento y lugar, y con o sin supervisión. Consulta el vídeo de Control Horario para más detalles.

7. Enviar Invitación al Profesional

  • Finaliza la creación del profesional. Ahora, el usuario recibirá una invitación por correo electrónico.

8. Proceso del Profesional al Recibir la Invitación

  • Si ya tiene cuenta en Klinikare: Al aceptar la invitación lo llevará a iniciar sesión con sus credenciales existentes.
  • Si no tiene cuenta: Aceptará la invitación y completará su información, paso a paso, la plataforma le irá guiando.

9. Validación y Configuración Adicional

  • El profesional deberá validar su correo electrónico y número de teléfono mediante códigos enviados a ambos medios.
  • Dependiendo de su competencia y especialidad, puede configurar su perfil para una mejor experiencia en Klinikare.

10. Acceso a Gestiona

  • Si el profesional también necesita acceso a Gestiona, ya estará incluido en el listado de profesionales de gestión.

  • Para añadir a este profesional a una agenda en Klinikare, busca su nombre desde la Configuración de Clínicas de tu gestor de clínicas Gestiona y accede a Agenda 3.0. Consulta nuestro vídeo sobre Crear Agenda para más detalles.

Con estos pasos, habrás dado de alta a un nuevo profesional en Klinikare, configurado su acceso y permisos, y preparado su perfil para el uso de la plataforma.

 

 

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Configurar los tratamientos que requieren de implantes

Para configurar un tratamiento que requiere implantes y especificar cuántos son necesarios, sigue estos pasos:

  1. Accede a la Configuración de Tratamientos

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Accede a la Configuración de la clínica  y selecciona la opción de Tratamientos.

  2. Editar o Añadir un Tratamiento

    • Selecciona el tratamiento que deseas configurar, clica sobre el y selecciona en el menú inferior la opción de Editar. Puedes editar un tratamiento existente o añadir uno nuevo.

  3. Configurar Requisitos de Implantes

    • En el apartado de configuración del tratamiento, busca la opción "El tratamiento requiere implantes para su realización".
    • Marca esta opción a Si si el tratamiento efectivamente requiere implantes.
    • Luego, indica el número de implantes necesarios para realizar el tratamiento.

  4. Guardar Cambios

    • Una vez que hayas configurado estas opciones, guarda los cambios.

El tratamiento quedará configurado para reflejar que requiere un número específico de implantes, según lo indicado.

 

 

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Dar de alta implantes para ser asociados a los tratamientos

Para configurar los diferentes implantes con los que trabajas en Klinikare, sigue estos pasos:

  1. Accede a la Configuración de Implantes

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Dentro del apartado Configuración, encontrarás una nueva sección llamada Implantes.

  2. Añadir un Nuevo Implante

    • Para dar de alta un nuevo implante, selecciona "Nueva Referencia" en la parte superior derecha.

  3. Rellenar Datos del Implante

    • Completa los siguientes campos:
      • Referencia del Implante: Introduce la referencia identificativa.
      • Nombre Comercial: Especifica el nombre con el que se comercializa el implante.
      • Proveedor: Puedes seleccionar un proveedor si es necesario.
      • Fabricante: Indica el fabricante del implante.
      • Datos Técnicos: Añade detalles como longitud y diámetro del implante.
      • Coste Medio Ponderado (opcional): Si lo deseas, también puedes incluir el coste medio ponderado del implante.

  4. Guardar el Implante

    • Una vez completados todos los campos, haz clic en el botón de guardar para registrar el implante.

Con estos pasos, el implante quedará registrado y estará disponible para su uso en la configuración de tratamientos.

 

 

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Campos obligatorios en el check-in de pacientes desde Firma Digital

Klinikare permite a las clínicas que tienen activado el sistema de firma digital configurar qué campos debe completar el paciente al dar de alta su ficha. Esto facilita el proceso para el paciente, evitando que tenga que rellenar información innecesaria. Para configurar estos campos, sigue estos pasos:

  1. Accede a la Configuración

    • Ve al menú de la clínica, tanto desde la Agenda como desde la home de la organización.
    • Selecciona "Configuración de Clínica" y luego "Datos Generales".
    • Haz clic en "Check-in de paciente".

  2. Configura los Campos Requeridos

    • En la parte izquierda, podrás seleccionar los campos que deseas que el paciente complete.
    • Marca los campos como "Obligatorios" si quieres que el paciente los complete para poder dar de alta la ficha.
    • Solo se podrá dar de alta la ficha con los campos que marques como obligatorios.

  3. Guardar la Configuración

    • Una vez que hayas configurado los campos necesarios, haz clic en "Guardar" para registrar los cambios.

Con esta configuración, el proceso de alta para los pacientes será más eficiente y menos tedioso.

 

 

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Crear plantilla de consentimientos para la Firma Digital de pacientes

Klinikare permite la creación de consentimientos informados personalizados, que pueden ser firmados en papel o en tableta. Para crear un nuevo consentimiento informado, sigue estos pasos:

  1. Accede a la Configuración de Consentimientos

    • Ve al menú de la clínica.
    • Selecciona "Configuración de Clínica" y luego "Documentos para el Paciente".
    • Elige el apartado de "Consentimientos Informados".

  2. Crear un Nuevo Consentimiento

    • Aparecerán todos los consentimientos informados que ya tengas creados.
    • Para crear uno nuevo, haz clic en "Nuevo Consentimiento".
    • Se abrirá un editor de texto web donde podrás configurar el consentimiento.

  3. Configura el Consentimiento

    • Introduce el nombre del consentimiento y una descripción si lo deseas.
    • Puedes agrupar los consentimientos por tipos.
    • Redacta el texto del consentimiento en el editor.

  4. Uso de Macros o Variables

    • El texto del consentimiento puede incluir macros o variables que serán reemplazadas por los datos del paciente al generarlo desde su ficha.
    • Para incluirlos sólo tienes que elegirlos de los desplegables que te ofrecen las macros y al clicar sobre ella se incluirá en el cuerpo del consentimiento justo donde esté ubicado el cursor.
    • Ejemplos de variables incluyen: nombre, apellidos, DNI, fecha de nacimiento del paciente, así como nombre, apellidos y número de colegiado del profesional, y datos de la clínica.
    • Estas variables se sustituirán automáticamente por los datos específicos del paciente cuando se genere el consentimiento.

  5. Guardar y Utilizar el Consentimiento

    • Una vez que hayas terminado de redactar el consentimiento, haz clic en "Guardar".
    • El consentimiento estará listo para ser utilizado y firmado desde la ficha del paciente.

Con estos pasos, podrás crear y gestionar consentimientos informados de manera eficiente, evitando la necesidad de completar manualmente cada documento.

 

 

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Crear plantilla de Cuestionarios para la Firma Digital de pacientes

Klinikare permite la creación de cuestionarios que se pueden entregar al paciente ya sea en papel o a través del sistema de firma digital. Para crear un cuestionario, sigue estos pasos:

  1. Accede a la Configuración de Cuestionarios

    • Ve al menú de la clínica.
    • Selecciona "Configuración de Clínica".
    • Dirígete a "Documentos para el Paciente" y luego a "Cuestionarios".

  2. Crear un Nuevo Cuestionario

    • Aparecerán todos los cuestionarios que ya tengas creados.
    • Haz clic en "Nuevo Cuestionario" en la parte superior derecha.
    • Introduce un nombre para el cuestionario.
    • Indica si deseas que el cuestionario requiera una firma al finalizar la última pregunta. Si seleccionas esta opción, podrás añadir un texto para la firma.

  3. Añadir Preguntas al Cuestionario

    • Podrás añadir preguntas con cuatro tipos diferentes de respuesta:
      • Respuesta Simple: El paciente elige una sola respuesta de las opciones proporcionadas.
      • Respuesta Múltiple: El paciente puede seleccionar varias respuestas.
      • Texto Largo: Respuesta sin límite de caracteres.
      • Texto Corto: Respuesta con un máximo de 30 caracteres.
    • Ejemplo de Respuesta Simple: Una pregunta que permite respuestas como "Sí" o "No", donde solo se puede seleccionar una opción.
    • Ejemplo de Respuesta Múltiple: Una pregunta en la que el paciente puede seleccionar varias opciones, como alergias a diferentes medicamentos.

  4. Anidar Preguntas

    • Puedes anidar preguntas para obtener información más detallada según las respuestas anteriores. Por ejemplo, si un paciente indica que es fumador, puedes añadir una pregunta sobre la cantidad de cigarrillos que fuma al día. Esta pregunta se mostrará solo si la respuesta anterior es afirmativa.
    • Para hacerlo clica en la respuesta desde donde quieres que se genere la subpregunta y selecciona la opción Añadir subpregunta. Gestionala de la misma manera que una pregunta principal. En el ejemplo de la pregunta de si el paciente fuma y queremos preguntar la cantidad de cigarrillos, debemos seleccionar la respuesta "Si" para la subpregunta.

  5.  Configurar Alertas Médicas

    • Puedes incluir las respuestas en las alertas médicas del paciente. Para hacerlo, selecciona el selector Reflejar en f. Paciente "Datos del Paciente. Alerta Médica" por ejemplo. Introduce el texto deseado que se reflejará en las alertas médicas de la ficha del paciente según la respuesta.

  6. Guardar el Cuestionario

    • Una vez hayas terminado de añadir todas las preguntas y configuraciones, haz clic en "Guardar" para registrar el cuestionario.

Con estos pasos, tendrás un cuestionario configurado y listo para su uso, ya sea en papel o a través del sistema de firma digital.

 

 

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Crear categorías y artículos para el módulo de almacén

Para optimizar la gestión de tu almacén, es esencial crear y organizar artículos de manera efectiva. Aquí te detallamos el proceso paso a paso en Klinikare:

 

1. Accede a la Información General del Almacén:

  • Dentro del almacén, encuentra la sección "Información general" para revisar y configurar el nombre y descripción del almacén.

2. Explora la Sección de Productos:

  • Al lado, selecciona "Productos". Inicialmente, este espacio estará vacío hasta que comiences a crear artículos.

3. Creación de Categorías:

  • Desde el menú lateral, accede a "Categorías". Como aún no has creado ninguna, esta lista también estará vacía. Haz clic en "Añadir categoría", asigna un nombre y, si lo deseas, crea subcategorías asignándoles una categoría principal.

4. Regreso a Productos y Creación de Referencias:

  • Regresa a la sección "Productos" y haz clic en "Añadir referencia". Opcionalmente, asigna un código de barras si utilizas esta metodología.

5. Creación de Productos:

  • Ingresa el nombre del producto (campo obligatorio) y selecciona la categoría previamente creada.
  • Haz clic en "Añadir" para completar todos los campos y guardar la información necesaria sobre el producto.

6. Detalles de la Información del Producto:

  • La información del producto se presenta en tres pestañas:
    • "Información general": Incluye detalles generales y el precio de compra.
    • "Compra": Permite restringir la compra a proveedores específicos.
    • "Configuración": Define los requisitos del producto en cada movimiento del almacén.

7. Configuración Detallada:

  • En la pestaña "Compra", puedes restringir a qué proveedores hacer la compra. Selecciona "Todos los proveedores" o especifica proveedores permitidos.
  • En la pestaña "Configuración", elige los requisitos para cada movimiento del producto en el almacén, como solicitudes obligatorias.

8. Guardar y Consultar:

  • Una vez completados todos los campos, haz clic en "Guardar".
  • Puedes consultar y editar los productos desde la sección "Productos" en "Almacén".

 

Este proceso detallado te permitirá crear, organizar y gestionar eficientemente los productos en tu almacén en Klinikare. A medida que añadas más artículos, podrás acceder a ellos para realizar consultas o realizar ediciones desde la sección correspondiente. ¡Optimiza tu gestión de almacén y haz un seguimiento detallado de tus productos con Klinikare!

 

 

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Crear y gestionar almacenes en el módulo de almacén

Para comenzar a organizar tu clínica de manera eficiente, es esencial crear almacenes que se adapten a tus necesidades específicas. Aquí te guiaremos a través del proceso en Klinikare.

 

  1. Acceso a la Gestión de Almacenes:

    • En el menú lateral izquierdo de Klinikare de tu organización, selecciona la opción "Almacén".
    • Al hacer clic, accederás a toda la gestión relacionada con los almacenes.

  2. Crear un Nuevo Almacén:

    • Dentro del apartado de la clínica, encontrarás la opción "Gestión de almacenes".
    • Haz clic en el botón "Añadir almacén" en la parte superior.
    • Simplemente asigna un nombre identificativo y, si lo prefieres, añade una descripción.

  3. Guardar y Acceder:

    • Después de hacer clic en "Guardar", tu nuevo almacén estará listo para su uso.
    • Ahora, tendrás acceso a todas las funciones relacionadas con la gestión de este almacén.

  4. Eliminar un Almacén:

    • En caso de que ya no necesites un almacén, ve al almacén que deseas eliminar.
    • En la parte superior derecha de la pantalla, encontrarás un icono de tres puntos (menú de opciones).
    • Haz clic en este icono y selecciona 'Eliminar Almacén' en el menú desplegable.

  5. Confirmación y Precauciones:

    • El sistema te pedirá que confirmes la eliminación, ya que esta acción es irreversible.
    • Asegúrate de respaldar cualquier información importante, ya que todos los datos asociados a ese almacén se borrarán permanentemente.

 

¡Y eso es todo! Con estos sencillos pasos, podrás crear, gestionar y, si es necesario, eliminar almacenes en Klinikare, brindando una mayor flexibilidad y control sobre tus recursos de almacenamiento.

 

 

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Gestión masiva de productos en el módulo de almacén

Este proceso en Klinikare simplifica la gestión de productos al permitirte exportar, editar y luego importar cambios de manera eficiente. Mantén tu inventario siempre actualizado y optimiza la administración de productos en tu plataforma.

 

1. Exportar los Productos:

  • Accede a la sección de "Almacén" y dirígete a "Productos".
  • En el menú superior derecho (representado por tres puntos), selecciona "Exportar productos".
  • Descarga la plantilla en formato Excel que contiene tus datos de productos.


2. Editar los Datos:

  • Abre el archivo Excel descargado con la lista de productos y detalles.
  • Realiza las ediciones necesarias, como modificar nombres, descripciones, precios, cantidades en stock, etc.
  • Guarda los cambios en el archivo Excel.


3. Importar los Cambios:

  • Vuelve a la sección de "Almacén" y selecciona "Productos".
  • En el menú superior derecho (tres puntos), elige "Importar productos".
  • Selecciona la opción "Carga el fichero rellenado con los productos".
  • Haz clic en "Seleccionar" para ubicar y cargar el archivo Excel editado.


4. Configuración de la Importación:

  • Activa "Desactivar los productos que no estén en el fichero" si deseas desactivar productos no incluidos en el archivo.
  • Activa "Crear categorías que no existan" para crear nuevas categorías si no están previamente registradas.


5. Importar y Actualizar:

  • Haz clic en "Importar" para subir el archivo y actualizar tu listado de productos.
  • Verifica que el proceso se complete correctamente.

 

 

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