Sección 4: ADMINISTRACIÓN
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4.- GESTIÓN ADMINISTRATIVA: Liquidación a profesionales
Lección recomendada para Directivos Clínicos.
Introducción a las liquidaciones
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Liquidación desde ingresos por profesional del tratamiento
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Ver el desglose de las liquidaciones
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Pautas para la configuración
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Liquidación por tratamiento calculado en porcentajes
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Liquidación por profesional del ingreso
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Liquidación por tratamientos con un importe fijo
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Menú: 4.- GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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Introducción a las liquidaciones
De todas las gestiones de la clínica, las liquidaciones con los profesionales son probablemente de las tareas más complejas. Además, es una actividad delicada en la que se pueden cometer errores fácilmente. Por ello, es crucial manejar correctamente los conceptos y utilizar las herramientas que te ofrece Klinikare para realizar esta tarea con precisión.
Para empezar, debemos tener en cuenta que las liquidaciones se calculan de manera mensual, regularizándose el primer día del mes siguiente.
Opciones de Cálculo de Liquidaciones en Klinikare
Klinikare ofrece diferentes formas de calcular las liquidaciones, ya que éstas pueden depender de lo que paga el paciente o de lo que produce el profesional. Esto significa que el cálculo puede basarse en los tratamientos realizados al paciente. Además, es posible configurar distintas formas de calcular estas liquidaciones para diferentes profesionales. Por ejemplo, dependiendo de la especialidad, puedes tener diferentes métodos para calcular el pago mensual de cada uno de ellos.
Configuración de las Liquidaciones
Klinikare permite incluir un porcentaje para la deducción de los gastos en los tratamientos y un porcentaje a percibir de cada ingreso del paciente o de cada tratamiento realizado. Incluso, puedes incluir un importe fijo para ciertos tratamientos específicos, si así lo necesitas.
Dentro de cualquiera de las dos opciones, ya sea que calcules por ingresos o por tratamientos, hay varias combinaciones disponibles que se ajustan a los requisitos de cada clínica para el cálculo de las liquidaciones.
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Liquidación por Ingresos: Si necesitas calcular el pago de acuerdo con los pagos realizados por el paciente, debes configurar la liquidación por ingresos. Esto significa que los tratamientos deben estar pagados, ya sea de manera parcial o completa.
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Liquidación por Tratamientos: Si has acordado con tu profesional que se le pagará por los tratamientos realizados, debes seleccionar la opción de liquidar por tratamientos, sin que este tenga que estar abonado. En este caso, existen más opciones para la combinación del cálculo mensual.
Pautas para la configuración
Para configurar las liquidaciones, lo más importante es que el profesional esté creado en nuestra base de datos. Dentro de tu clínica, en el apartado de "Profesionales", el profesional debe estar dado de alta. Si aún no lo has añadido, deberás hacerlo y asegurarte de que tiene activo el acceso a Gestiona.
Si nunca has realizado este proceso y no sabes cómo hacerlo, te invitamos a ver nuestro vídeo sobre "Dar de alta usuario en Klinikare".
Una vez creado el profesional desde la organización en Klinikare, debes ir a la configuración de la clínica en el gestor de clínicas Gestiona.
Para acceder lo puedes hacer desde la Agenda en el menú de la clínica en la cabecera y seleccionando la opción "Configuración de Clínica". Dentro de esta pantalla en el apartado de "Profesionales", debe aparecer nuestro profesional en el listado. Si no lo encuentras, es posible que esté en alguna de las páginas del resultado del listado de profesionales.
Una vez ubicado el profesional, solo debes hacer clic sobre su nombre y, en el menú inferior, seleccionar la opción de "Configurador de Liquidaciones". Esta pantalla puede estar vacía si no se le ha configurado ninguna liquidación anteriormente, pero también podrías encontrar un listado de liquidaciones configuradas para ese profesional, ya que es posible que necesitemos más de una configuración. Esto se debe a que puede requerirse una forma de liquidar para ciertos tratamientos y otra diferente para otros.
En el caso de que sea la primera configuración de liquidación para ese profesional, debemos hacer clic en el botón de "Nueva liquidación". Esto nos llevará a la pantalla donde configuraremos la liquidación del profesional, de acuerdo con lo que hayamos pactado con él.
Liquidación por profesional del ingreso
Para configurar una liquidación basada en ingresos, podemos decidir si queremos que se tome en cuenta al profesional asociado al ingreso o al profesional del tratamiento. Vamos a configurar una liquidación donde se considere al profesional asociado al ingreso.
Cuando se efectúa un ingreso, uno de los parámetros que solicita el programa es el profesional asociado al ingreso. Este dato es fundamental para que, durante el cálculo de la liquidación mensual, se tenga en cuenta esta entrada de dinero.
Podemos especificar el porcentaje en la casilla correspondiente, lo que el profesional va a percibir sobre el importe ingresado por el paciente. Además, es posible determinar las formas de pago que queremos incluir en la liquidación. Por ejemplo, podemos configurar que este profesional solo liquide cuando el pago se realice en efectivo seleccionando la(s) forma(s) de pago que debe tomar en cuenta; de esta forma, cada vez que un paciente pague con este método, se considerará en el cálculo de la liquidación.
NOTA: Si no especificamos ninguna forma de pago, Klinikare entiende que debe tomar en cuenta todas las formas de pago disponibles.
Una vez finalicemos esta configuración, solo tenemos que hacer clic en "Guardar" y el profesional estará listo para el cálculo de su liquidación.
Liquidación desde ingresos por profesional del tratamiento
Para esta configuración de liquidación, seleccionaremos la opción "frente a ingresos" y configuraremos para que el cálculo se realice según el profesional del tratamiento. Es decir, se tomará en cuenta el profesional asociado al tratamiento que haya sido comenzado o realizado.
- A continuación, especificaremos el porcentaje que el profesional deberá cubrir sobre los gastos de materiales y las órdenes de trabajo a laboratorios.
- Después, configuraremos lo que paga el paciente, introduciendo el porcentaje que debe percibir el profesional sobre el precio al paciente.
- También se nos preguntará si los tratamientos deben estar completamente realizados. Si marcamos "sí", los tratamientos que solo están comenzados no se incluirán en la liquidación; solo se incluirán aquellos que estén completamente finalizados.
- También tenemos la opción de restringir la liquidación por forma de pago. Si seleccionamos una o varias formas de pago de las disponibles en el sistema, las demás no se incluirán en el cálculo de la liquidación. Si no seleccionamos ninguna, Gestiona entenderá que todas las formas de pago deben formar parte de esta liquidación.
Pago de las aseguradoras
Otra opción que ofrece el sistema es la posibilidad de incluir lo que paga la aseguradora. Si marcamos "sí", tendremos que indicar el porcentaje que percibirá el profesional en esta liquidación. Si mantenemos la opción en "no", lo que paga la aseguradora por los tratamientos realizados no se reflejará en la liquidación de este profesional.
Incluir o excluir familias de tratamietos o especialidades
Para finalizar esta configuración, podemos incluir o excluir familias de tratamientos con porcentajes distintos en el precio pagado por el paciente y sobre los costos que el profesional debe cubrir por esos tratamientos. Para incluir una familia de tratamientos, la buscamos, marcamos la opción "sí" y establecemos el porcentaje que debe percibir o soportar de los costos de los tratamientos. Por el contrario, si queremos excluir una familia de tratamientos de esta liquidación, la buscamos, marcamos "no" y, de esta manera, esos tratamientos no se contarán en la liquidación.
Una vez finalicemos esta configuración, solo tendremos que hacer clic en "Guardar" y este profesional estará listo para el cálculo de su liquidación.
Liquidación por tratamiento calculado en porcentajes
Vamos a configurar una liquidación en la que el profesional liquidará en función del importe del tratamiento, y el cálculo se realizará por porcentaje. Para ello, seleccionamos la opción "liquidar frente a tratamiento" y, en el tipo de liquidación, elegimos "por porcentaje".
- A continuación, se muestra el campo para incluir el porcentaje que el profesional deberá cubrir de los costos de los tratamientos. En las opciones del tratamiento, introducimos el porcentaje que el profesional percibirá respecto al precio del tratamiento para el paciente.
- También debemos seleccionar si el tratamiento debe estar realizado o no. Si marcamos "sí", solo se incluirán aquellos tratamientos que estén finalizados. Si marcamos "no", se incluirán tanto los tratamientos finalizados como los comenzados en el cálculo de esta liquidación.
- También existe la opción de restringir en esta liquidación los tratamientos que estén completamente pagados o no. Si seleccionamos "sí", solo se incluirán en esta liquidación los tratamientos que estén pagados en su totalidad. Por el contrario, si seleccionamos "no", se incluirán los tratamientos que estén parcialmente pagados o no pagados.
- Además, tenemos la opción de incluir lo que paga la aseguradora por los tratamientos realizados al paciente. Si optamos por incluir esta opción, deberemos indicar el porcentaje que el profesional percibirá.
Incluir o excluir familias de tratamientos o especialidades
Para finalizar esta configuración, podemos incluir o excluir familias de tratamientos con porcentajes distintos, tanto en el precio que paga el paciente, lo que paga la aseguradora, y sobre los costos de estos tratamientos. Para incluir una familia de tratamientos, la buscamos, marcamos la opción "sí" y establecemos los porcentajes que el profesional debe percibir y/o cubrir de los costos. Si, por el contrario, queremos excluir una familia de tratamientos en esta liquidación, la buscamos, seleccionamos la opción "no", y de esta manera, esos tratamientos no se contarán en esta liquidación.
Una vez que finalicemos esta configuración, solo tendremos que hacer clic en "Guardar", y el profesional estará listo para el cálculo de su liquidación.
Liquidación por tratamientos con un importe fijo
Es posible que quieras configurar una liquidación para tratamientos específicos con un importe fijo, es decir, que puedas elegir cuánto pagar en Euros en vez de por porcentaje en algunos tratamientos.
- En este caso dentro del configurador añadimos una nueva configuración, tendremos que marcar que liquida frente a tratamiento y en el tipo de liquidación seleccionaremos importe fijo, ésto nos ofrece la opción de poder incluir tratamientos con estado completamente realizados si marcamos la opción a Sí y si marcamos la opción a No entrarán en esta liquidación aquellos tratamientos que estén realizados o comenzados.
- También podemos definir si queremos incluir en éste cálculo de liquidación, tratamientos que estén completamente pagados… en este caso marcaremos la opción Sí. O si por el contrario puede estar parcialmente pagado o pendiente de pago marcaremos la opción No.
- En el siguiente paso incluiremos el porcentaje de lo que debe percibir por el pago de las aseguradoras, o sí no debe percibir ningún importe simplemente mantendremos el porcentaje a cero.
- Y por último, el paso más importante que será definir los tratamientos a los que les incluiremos importes fijos. Seleccionaremos la tarifa, la familia de tratamiento, el tratamiento y el importe a percibir por el profesional.
En caso de que debamos incluir más de un tratamiento simplemente debemos clicar en el botón del más y de esa manera podemos seguir incluyendo más tratamientos con sus respectivos importes.
Un buen ejemplo para esta configuración puede ser el de un profesional que liquida por porcentajes para todos los tratamientos pero para algunos en específico hemos decidido que le pagaremos un importe fijo, por lo que podemos configurar una liquidación para todos los tratamientos por porcentajes y añadir una nueva liquidación para el pago con importes fijos para ciertos tratamientos.
Ver el desglose de las liquidaciones
Una vez configuradas las liquidaciones para los profesionales, todo estará listo para visualizar el cálculo de la liquidación de cada profesional. En cuestión de segundos, podrás obtener el desglose completo por profesional con los datos necesarios visibles en el listado.
Acceso al Gestor de Clínicas
- Abrir el Gestor de Clínicas: Dirígete al Gestor de Clínicas y, en el menú lateral izquierdo, haz clic en el botón “Liquidación profesionales”.
- Seleccionar una Opción de Visualización: Una vez dentro, verás dos opciones opciones para visualizar el cálculo de cada liquidación.
Filtrar por el último trimestre
Al seleccionar "Último trimestre", se mostrará una tabla con cada liquidación configurada, indicando el nombre del profesional, el nombre asignado a la liquidación, y el total de los datos del último trimestre.
Actualización de Datos de Liquidación
Es importante tener en cuenta que los totales de esta tabla para el mes en curso se actualizan automáticamente. Sin embargo, para los meses anteriores, si realizas un cambio en un ingreso de la ficha de un paciente o en el importe de algún tratamiento realizado en ese mes, y necesitas ver cómo afecta ese cambio a la liquidación del profesional, deberás recalcular manualmente.
Recalcular Datos de Liquidación
- Haz clic en “Más opciones” debajo del mes correspondiente.
- En el menú inferior, selecciona “Recalcular liquidación”.
Después de realizar esta acción, los totales del mes cambiarán, reflejando los ajustes si se han hecho cambios.
Ver Desglose de Liquidación
- Haz clic en “Más opciones” y, en el menú inferior, selecciona “Ver desglose”.
- Esto te permitirá descargar el desglose con las columnas que necesites visualizar y ver los totales.
Exportar Listados de Liquidación
- Exportar el Listado:
Recuerda que todos los listados de Gestiona funcionan de la misma manera. Para descargar el listado, asegúrate primero de que todas las columnas que necesitas sean visibles. Luego, presiona el botón “Exportar a XLS” o “CSV”.
Filtrar Liquidaciones por Mes
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En la sección “Liquidación profesionales”, tienes la opción de filtrar por meses, incluso más allá del último trimestre.
- En esta pantalla, se precargan todas las liquidaciones configuradas del mes anterior, pero puedes filtrar en la cabecera del listado por mes o profesional, así como por año y mes.
Desglosar y Recalcular Liquidaciones
Una vez que encuentres la liquidación que deseas desglosar, haz clic sobre ella.
- Aquí también podrás optar por “Recalcular Liquidación” o “Ver desglose”. Esto mostrará un listado de todos los registros de los pacientes según la configuración aplicada para calcular esa liquidación.
