Sección 3: ATN. AL PACIENTE
Perfiles personal de Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
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3.- ATENCIÓN AL PACIENTE: Facturación a pacientes
Obligatorio para el personal con funciones en la Administración, Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
Crear factura proforma o "borrador"
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Crear factura de tratamientos
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Facturar Ingresos vs. Tratamientos
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Rectificar una factura
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Eliminar factura proforma o "borrador"
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Crear factura desde ingresos
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Factura contabilizada desde la cita
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Devolver una factura
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Convertir una proforma en definitiva
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Facturar varios ingresos
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Imprimir factura
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Menú: 3.- ATENCIÓN AL PACIENTE
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Crear factura proforma o "borrador"
Vamos a mostrarte cómo generar lo que llamamos una factura proforma o borrador, es decir, es un documento que no tiene validez fiscal hasta el momoento en que las contabilices. Te lo contamos paso a paso:
1. Accede a la pestaña "Documentos":
- Dentro de la ficha del paciente en cuestión accede a la pestaña de "Documentos".
- En la parte superior derecha de la pantalla clica en el botón "Nuevo Documento Gestiona".
- En el menú inferior que se despliega, elige la opción "Nueva Factura" para iniciar el proceso de facturación.
2. Listado de Tratamientos:
- En la parte inferior de la pantalla, aparecerán todos los tratamientos pendientes de facturar.
- Usa las opciones de "Sí" y "No" para marcar aquellos tratamientos que deseas incluir en la factura.
3. Guarda la Factura:
- Tras seleccionar los tratamientos, pulsa el botón "Guardar".
- Según las directrices de la Ley de Facturación 11/2021 de 9 de Julio, tendrás la opción de crearla como "Borrador" o "Contabilizarla, para éste apartado vamos a contarte cómo guardarla como borrador o factura Proforma:
- La primera opción es "Seguir como Factura borrador".
- La segunda opción es "Emitir factura cambiar al estado "entregada / contabilizada".
-
Creación de un Borrador:
- Al elegir la opción de crear un borrador, Klinikare generará una factura sin número ni serie, ni fecha.
- Esto te permitirá realizar cambios adicionales antes de contabilizarla.
Editar una factura borrador
Las facturas se pueden editar solo en estado borrador.
Para editar una factura borrador o proforma tan solo tienes que
- Dirigirte a la Pestaña de "Documentos".
- Ubica la factura que la ubicarás en color amarillo, es el estado de "Borrador"; clica sobre ella.
- Al clicar sobre ella se te desplegará un menú en la parte inferior, selecciona la opción "Editar".
- Te mostrará el formulario de la factura, modifica los datos que necesites modificar.
- Una vez finalices los cambios haz clic en "Guardar".
Eliminar factura proforma o "borrador"
En esta sección, aprenderás cómo eliminar una factura en la plataforma Klinikare. Es importante tener en cuenta que solo las facturas en estado de borrador pueden ser eliminadas.
1. Condiciones para Eliminar una Factura
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Facturas en Borrador:
- Solo las facturas que no han sido guardadas como "Contabilizadas", es decir, las que están en estado de "Borrador", pueden ser eliminadas.
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Facturas Definitivas:
- Las facturas que ya han sido finalizadas y guardadas como definitivas no pueden ser eliminadas.
2. Proceso para Eliminar una Factura en Borrador
-
Identifica y selecciona la factura en estado de borrador que deseas eliminar.
-
Una vez seleccionada, pulsa la opción "Eliminar" en el menú inferior que se despliega.
-
Confirma la eliminación al hacer clic en "Continuar".
- La factura será eliminada del sistema.
Convertir una proforma en definitiva
En esta sección, te explicaremos cómo convertir una factura en estado de borrador a una factura definitiva en la plataforma Klinikare.
1. Identifica y selecciona la Factura Borrador
- Dentro de la ficha del paciente en la estaña de "Documentos", localiza y haz clic sobre la factura que se encuentra en estado de borrador y que deseas convertir a definitiva.
2. Proceso para Convertir la Factura
-
Edición de la Factura:
- Pulsa sobre la factura seleccionada y elige la opción "Editar Factura".
-
Guardar y Finalizar:
- Al guardar los cambios, el sistema te preguntará cómo deseas proceder.
- Marca la opción "Entregada y Contabilizada" para convertila en una factura definitiva.
- Al aceptar, la factura se convertirá en definitiva, completando el proceso.
Este procedimiento asegura que la factura quede registrada oficialmente, cumpliendo con los requisitos legales y contables de la clínica.
Crear factura de tratamientos
Vamos a mostrarte cómo crear una factura contabilizada directamente. En este apartado lo haremos desde la pestaña de "Documentos" para tener controlados los tratamientos que no se han facturado.
NOTA: Es importante destacar que recomendamos utilizar un mismo método de facturacion para todas las facturas. Verás que podemos facturar desde "Datos económicos" donde quedarán facturados los ingresos o solo los tratamientos sin tomar en cuenta el ingreso, en este caso sería desde la pestaña "Documentos".
1. Acceso a la pestaña de Documentos
- Ve a la pestaña "Documentos" dentro del perfil del paciente.
- Selecciona la opción "Nuevo Documento Gestiona".
2. Selección de Tratamientos para Facturar
- En el formulario utiliza las opciones de "Sí" y "No" para marcar los tratamientos que deseas incluir en la factura.
- Asegúrate de revisar todos los tratamientos antes de proceder.
3. Guardado y Emisión de la Factura
- Después de seleccionar los tratamientos, pulsa el botón "Guardar".
- De acuerdo con las directrices de la Ley de Facturación 11/2021, se te pedirá que elijas entre guardar la factura como un "Borrador" o emitirla como "Entregada y Contabilizada".
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Impresión de la Factura:
- También podrás optar por imprimir la factura directamente al guardarla, seleccionando la opción a "Si" de Imprimir factura.
Una vez aceptes las opciones seleccionadas, la factura quedará creada en el sistema, ya sea como borrador o como factura definitiva, según tu elección.
Crear factura desde ingresos
Este apartado te explicará cómo generar la factura correspondiente a un ingreso en específico dentro de la plataforma Klinikare.
1. Accede a Datos Económicos
- Dirígete a la pestaña de "Datos Económicos" dentro de la ficha del paciente.
- Selecciona el ingreso que deseas facturar y clica sobre el.
2. Creación del Documento de Factura
- En el menú inferior que se despliega pulsa la opción "Crear Documento" y elige posteriormente en el submenú clica en "Factura".
- El sistema te propondrá una factura que incluye los tratamientos asociados a ese ingreso.
3. Guardado y Emisión de la Factura
- Al pulsar en "Guardar", el sistema te preguntará si deseas guardar la factura como un "borrador" o marcarla como "Entregada y Contabilizada".
- Selecciona la opción que prefieras y pulsa "Aceptar".
4. Finalización
- Una vez completado el proceso, el ingreso quedará marcado con un icono de una "F" de "Facturado".
- La factura correspondiente se almacenará en la sección de documentos, de acuerdo con la opción seleccionada (como borrador o definitiva).
Este procedimiento garantiza que todos los ingresos sean correctamente facturados y registrados en el sistema, facilitando su gestión y seguimiento.
Facturar varios ingresos
En Klinikare, tienes la opción de generar una factura única que agrupe varios pagos que no estén previamente facturados. A continuación, se describe cómo realizar este proceso.
1. Selección de Pago
- Dirígete a la pestaña de "Datos económicos" dentro de la ficha del paciente.
- Accede al listado de pagos y selecciona uno de los pagos que aún no tiene factura.
- En el menú inferior que se despliega haz clic en la opción "Crear Documento" y selecciona "Crear Factura".
2. Agrupación de Pagos
- El sistema mostrará el pago desde el cual iniciaste la creación de la factura, junto con todos los demás pagos pendientes de facturar.
- Marca los pagos que deseas incluir en la misma factura, solo te ofrecerá los que no están facturados.
3. Creación y Guardado de la Factura
- Una vez seleccionados los pagos, pulsa "Crear Factura".
- El sistema generará una factura única que agrupará todos los conceptos de los pagos seleccionados.
- Guarda la factura creada clicando en "Guardar" en la parte superior derecha de la pantalla.
Los pagos incluidos se marcarán con una "F" de "Facturado", indicando que ya han sido facturados.
Visualización en Documentos:
En la pestaña de documentos, solo se mostrará la factura que acabas de crear, aunque agrupe varios pagos.
Este proceso facilita la consolidación de varios pagos en una única factura, simplificando la gestión financiera en la clínica.
Facturar Ingresos vs. Tratamientos
En la plataforma Gestiona by Klinikare, existen dos formas principales de crear facturas: facturar ingresos y facturar solo los tratamientos. Es importante entender las diferencias entre ambos métodos para gestionar adecuadamente las finanzas de tu centro. A continuación, te explicamos cada opción en detalle:
1. Facturar desde "Datos Económicos" (Ingresos)
Cuando decides facturar desde la sección de Datos Económicos, estás creando una factura basada en los ingresos que han sido registrados previamente. Esto significa que la factura refleja los pagos realizados por el paciente con los tratamientos.
En esta sección, verás el ícono de una "F" de Facturado al lado de cada ingreso, indicando que esos pagos se están manejando directamente desde aquí.
2. Facturar desde "Documentos" (Tratamientos)
Por otro lado, si decides facturar desde la pestaña de Documentos, estás generando una factura basada en los tratamientos específicos que has proporcionado al paciente. Este tipo de facturación se centra en los servicios realizados, independientemente de si estos han sido pagados previamente o no.
Con éste método no verás el ícono de la "F" de Factura en la pestaña de "Datos Económicos", porque esta opción no está vinculada a los ingresos, sino a los tratamientos.
3. Importancia de Mantener un Protocolo de Facturación
Es fundamental tener un protocolo de facturación claro en tu centro. Esto te asegura que todos los miembros del equipo sabrán cómo y cuándo facturar, evitando errores y garantizando una gestión financiera eficiente.
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Optimización de tiempo: Con un protocolo definido, es más fácil saber si se debe facturar desde los ingresos o los tratamientos, especialmente cuando se necesitan hacer facturaciones en bloque.
Por ejemplo, si facturas desde Datos económicos y necesitas facturar en bloque, puedes hacerlo desde el apartado de "Ingresos no facturados". Esta opción te permite facturar múltiples ingresos de una sola vez, agilizando el proceso.
En cambio, si estás facturando desde la pestaña de Documentos, deberás dirigirte al apartado de "Tratamientos no facturados" para realizar la facturación en bloque de los tratamientos. -
Eficiencia: Un protocolo de facturación ayuda a evitar errores, asegurando que todas las facturas se generen correctamente y que las finanzas del centro se gestionen de manera ordenada.
Factura contabilizada desde la cita
En la plataforma de Gestiona by Klinikare, es posible gestionar la facturación de un cobro directamente desde una cita. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo, así como algunos consejos importantes a tener en cuenta para un manejo eficiente del proceso de facturación.
Durante una cita, puedes registrar los tratamientos realizados en la pestaña de Evolución.
Puedes añadir anotaciones detalladas sobre cada tratamiento y marcar los tratamientos como finalizados una vez completados. Si trabajas en un entorno educativo, los profesores también pueden firmar las anotaciones para validar los tratamientos realizados.
Una vez que los tratamientos han sido anotados y finalizados, puedes proceder a crear el cobro de la cita.
Al crear el cobro desde la cita, Gestiona by Klinikare calcula automáticamente cuánto debe cobrarse y a qué tratamientos se debe asociar. Esto te asegura que el cobro esté siempre correctamente vinculado a los tratamientos realizados durante la cita.
Generar una Factura u Otros Documentos Asociados al Cobro
Después de crear el cobro, puedes optar por generar una factura u otro documento asociado.
Si decides generar una factura directamente desde el cobro de la cita, ten en cuenta que esta factura se emitirá de manera contabilizada y entregada automáticamente. Esto significa que la factura no pasará por un estado de borrador.
Alternativas para crear Factura en estado Borrador
Si necesitas que tu factura pase primero por un estado de borrador antes de ser contabilizada y entregada, te recomendamos utilizar una de las siguientes opciones:
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Desde la pestaña de Datos Económicos: Si el protocolo de tu centro es facturar ingresos directamente. Aquí puedes crear la factura en estado de borrador y revisarla antes de finalizarla.
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Desde la pestaña de Documentos: Si prefieres facturar los tratamientos sin pasar primero por los ingresos. Este método también permite revisar la factura en estado de borrador antes de proceder.
Recomendaciones Finales
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Sigue el Protocolo de tu Centro: Es fundamental que sigas el protocolo de facturación de tu centro para evitar errores y asegurar una gestión financiera eficiente.
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Controla el Proceso de Facturación: Utilizar el estado de borrador para las facturas te permite controlar y revisar la facturación antes de que sea definitiva, evitando errores y asegurando la precisión en la facturación.
Devolver una factura
Ya que la ley nos limita la posibilidad de Borrar una factura, tienes la opción de devolverla cuando sea necesario. Este proceso implica la creación de una factura rectificativa que corregirá la original. A continuación, te explicamos cómo realizar este procedimiento.
1. Selección de la Factura a Devolver
- Dirígete a la pestaña "Documentos" y selecciona la factura que deseas devolver.
2. Proceso de Devolución
- Elige la opción "Rectificar Factura" en el menú inferior que se despliega.
- A continuación, selecciona la serie de facturación que se utilizará para la factura rectificativa.
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Introduce el motivo de la devolución en el campo correspondiente.
3. Creación de la Factura Rectificativa
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Tras elegir la serie de facturación y añadir el motivo, selecciona la opción "Aceptar".
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Te ofrece el formulario con todos los datos y los conceptos para la rectificativa, verificalo todo y si está todo correcto clica en "Guardar".
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El sistema marcará automáticamente la factura original como "Rectificada" y creará una nueva factura que rectificará la original.
Rectificar una factura
En Klinikare, tienes la opción de crear una factura rectificativa cuando es necesario corregir detalles en una factura existente, como por ejemplo un error en el DNI del paciente. Este proceso sustituye la factura original, generando una nueva factura que corrige la información incorrecta. A continuación, te explicamos cómo realizar este procedimiento.
1. Selección y Edición de la Factura
- Ve a la pestaña "Documentos" y selecciona la factura que necesitas rectificar.
2. Rectificación de la Factura
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En la pantalla de edición, localiza el botón "Rectificar" en la parte superior derecha.
- Selecciona la serie de facturación correspondiente y proporciona el motivo de la rectificación.
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Corrección de Datos:
- Corrige la información necesaria, como por ejemplo el DNI del paciente, y guarda los cambios.
- El sistema te pedirá que confirmes la fecha de la factura rectificativa.
3. Finalización del Proceso
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Generación de la Factura Rectificativa:
- Una vez guardada, se generará una nueva factura y la inicial se mostrará con el icono en gris que indica que está corregida en la que se acaba de generar.
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Mantenimiento del Registro Económico:
- En los datos económicos, el ingreso seguirá apareciendo como facturado, pero la factura original será marcada como rectificada, mostrando la nueva factura que corrige la anterior.
Decisión Administrativa:
- Es responsabilidad del personal administrativo de la clínica decidir cuándo es necesario utilizar una factura rectificativa y cuándo es más adecuado optar por la devolución de la factura.
Este procedimiento garantiza que los errores en las facturas se corrijan de manera efectiva, manteniendo la integridad del registro financiero de la clínica.
Imprimir factura
En Klinikare, imprimir una factura es un proceso sencillo que te permite obtener el documento en formato PDF o imprimirlo directamente. A continuación, se explica cómo hacerlo.
1. Selección de la Factura
- Accede al listado de facturas desde la pestaña de "Documentos" y selecciona la factura que deseas imprimir.
- Haz clic en la opción "Ver o Imprimir" en el menú inferior que se despliega.
2. Elección del Tipo de Impresión
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Si seleccionas "Imprimir Original", el sistema generará un documento en formato PDF. Este documento puede ser descargado o impreso según tus necesidades, y llevará el título "Factura".
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Impresión de un Duplicado:
- Si seleccionas "Imprimir Duplicado", el sistema generará un documento similar al original, pero con la marca de "Duplicado" en la factura.
- Descarga o Impresión:
- Una vez que el documento está listo, puedes elegir entre descargarlo como un archivo PDF o enviarlo directamente a la impresora para obtener una copia física.
Este proceso te permite generar copias oficiales o duplicados de las facturas para la gestión administrativa en la clínica.
