Sección 3: ATN. AL PACIENTE
Perfiles personal de Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
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3.- ATENCIÓN AL PACIENTE: Cobros a pacientes
Obligatorio para el personal con funciones en la Administración, Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
Menú: 3.- ATENCIÓN AL PACIENTE
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Explicación sobre los saldos
Saldo del Negocio: Esta casilla solo aparece si el negocio tiene más de una clínica en la misma base de datos. Si solo tienes una clínica, esta casilla no estará disponible.
Refleja el saldo total del paciente en todas las clínicas asociadas a la misma base de datos.
Saldo Real: Muestra la diferencia entre los tratamientos realizados y el dinero que el paciente ha pagado. Por ejemplo, si el saldo real es positivo, el paciente ha pagado más de lo que cuestan los tratamientos realizados, lo que significa que la clínica le debe ese monto al paciente en forma de futuros tratamientos a realizar.
Saldo Previsto: Indica lo que el paciente debería pagar en total si se completan todos los tratamientos planificados. Es un dato informativo que te ayuda a prever la situación económica futura del paciente.
Dinero a Cuenta: Representa el dinero que el paciente ha pagado por adelantado y que aún no está asociado a ningún tratamiento. Ayuda a evitar errores al registrar pagos sin asignarlos a tratamientos específicos, lo que es crucial para la gestión financiera.
Conoce la pantalla de ingresos
La interfaz de gestión de pagos está dividida en dos partes principales que facilitan el registro y verificación de los pagos.
Parte Izquierda: Datos Generales del Pago
Esta sección contiene la información básica necesaria para registrar un pago.
Fecha de Pago: La plataforma muestra automáticamente la fecha actual al crear un ingreso.
Puedes modificar la fecha si necesitas registrar un ingreso de un día anterior. Por ejemplo, si olvidaste registrar un pago realizado ayer, puedes cambiar la fecha seleccionando el día correcto en el calendario.
Forma de Pago: Puedes elegir entre varias opciones como efectivo, tarjeta, transferencia, etc. Si intentas guardar un pago sin seleccionar una forma de pago, recibirás un aviso de error que te recordará completar este campo.
Cantidad Ingresada: Asegúrate de ingresar la cantidad pagada antes de guardar el registro. La plataforma te alertará si intentas guardar un pago sin ingresar un monto.
Parte Derecha: Tratamientos Pendientes de Pago
En esta sección, se listan los tratamientos que aún no han sido pagados en su totalidad por el paciente.
Selección de Tratamientos para Pago:
Puedes seleccionar los tratamientos que deseas marcar como pagados. Una vez que un tratamiento es pagado por completo, desaparecerá de esta lista, evitando así errores como registrar el mismo pago dos veces.
Importe del Tratamiento:
Cada tratamiento muestra dos importes:
Importe en Negro: Indica el costo total del tratamiento.
Importe en Rojo: Muestra el saldo pendiente por pagar. Este importe disminuye a medida que se registran los pagos.
Cómo cobrar una visita
Vamos a guiarte en el proceso de cobro de tratamientos a través de la pestaña de Evolución en Klinikare.
Desde la pestaña de Evolución, puedes realizar el cobro de los tratamientos directamente desde la cita del paciente.
Pasos:
- Haz clic sobre la cita.
- Selecciona "Cobrar Visita" en el menú de la cita.
- Al seleccionar "Cobrar Visita", Klinikare abrirá el formulario de nuevo ingreso, ya precargado con los tratamientos de la cita. Tendrás la información global del ingreso, incluyendo fecha, monto total y caja registradora asignada, estos datos los puedes modificar si corresponde.
- En la zona derecha del formulario tendrás el detalle de los tratamientos pendientes de pago, mostrando todos aquellos tratamientos pendientes de pago. Si solo deseas cobrar los tratamientos de la cita, selecciona la forma de pago y guarda el ingreso.
Puedes optar por cobrar tratamientos realizados anteriormente seleccionandolos y ajustando el monto tanto de lo que te está pagando como del tratamiento si se está pagando parcialmente.
Modifica manualmente los importes en el área de la derecha del formulario, asignando el monto específico que deseas cobrar.
Cálculo Automático del Ingreso Total:
Si el total ingresado no coincide con la sumatoria de los tratamientos seleccionados, utiliza el botón de "Distribuir Ingreso" para que Klinikare calcule automáticamente el monto total ingresado repartiendo entre los tratamientos que están seleccionados.
Asignación a Caja Registradora:
Si la clínica tiene más de una caja registradora, es necesario asignar el ingreso a la caja correspondiente.
Después de guardar el ingreso, Klinikare en la pestaña de Evolución, mostrará un icono en la cita que indica que se ha realizado un cobro en esa fecha.
El saldo real del paciente se actualizará automáticamente, mostrando el monto a favor o en contra, según los pagos realizados y los tratamientos pendientes.
La pestaña de "Datos Económicos" en el perfil del paciente proporciona una visión detallada de la situación financiera.
Te resumimos el contenido:
Detalle de los tratamientos pendientes de pago en el bloque del DEBE ubicado en la parte superior del listado de los planes de tratamientos.
Cronología de los ingresos realizados en el bloque del HABER ubicado en la parte inferior del listado de los ingresos.
Cobrar al paciente sin cita
Podrás registrar de manera efectiva un nuevo ingreso en la plataforma, asociando el pago a los tratamientos correspondientes y generar los documentos necesarios para una correcta gestión económica. Esta función garantiza que los pagos sean registrados con precisión y distribuidos adecuadamente entre los tratamientos de los pacientes.
Te lo contamos paso a paso:
- Accede a la Pestaña de "Datos Económicos" en la ficha del paciente en cuestión.
- En la parte superior derecha de la pestaña Datos Económicos, haz clic en el botón Añadir Nuevo Ingreso.
- Completa la Información del Ingreso; en la parte izquierda del formulario, selecciona la forma de pago que utilizó el paciente (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
- Introduce el importe total que ha pagado el paciente.
- Asocia el Ingreso con Tratamientos, en la parte derecha del formulario, marca los tratamientos que deseas dar por pagados con este ingreso.
- Haz clic en el botón Distribuir Ingreso y se distribuirá automáticamente el importe del pago entre los tratamientos que hayas marcado.
- Una vez esté completo el formulario ya puedes Guardar. Gestiona te preguntará si deseas generar algún tipo de documento.
- Elige el tipo de documento que prefieras, como un recibo, factura o comprobante de pago.
- Haz clic en Aceptar. Esto generará automáticamente el recibo del pago que acabas de registrar.
Crear una entrega a cuenta
Veamos cómo registrar una entrega a cuenta en Klinikare cuando un paciente adelanta dinero sin asociarlo a ningún tratamiento específico.
Pasos a seguir:
- Accede a la ficha del paciente y selecciona la pestaña de Datos Económicos.
- En la pestaña de Datos Económicos, haz clic en el botón "Añadir nuevo ingreso" para registrar la entrega a cuenta.
- Indica el importe que el paciente te ha adelantado en la casilla correspondiente para el importe a ingresar.
Ejemplo: Si el paciente adelanta 200 euros, ingresa esa cantidad en el campo correspondiente. - Selecciona la forma de pago que utilizó el paciente (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
- Sin seleccionar ningún tratamiento "Guarda" el ingreso. Si necesitas crear un documento la plataforma te lo ofrece, tan solo selecciona el que desees generar.
Este proceso permite registrar adelantos de dinero sin asociarlos a un tratamiento específico, facilitando el manejo de los fondos y manteniendo un registro preciso en el sistema de Klinikare.
Gasto de la entrega a cuenta
Veamos cómo registrar un ingreso cuando un paciente ha realizado una entrega a cuenta y deseas utilizar ese dinero para pagar tratamientos. Esto te permitirá gestionar los pagos de manera precisa y reflejar adecuadamente el saldo a favor del paciente.
Te lo ocntamos paso a paso:
- Accede a la pestaña Datos Económicos dentro de la ficha del paciente.
- Haz clic en el botón Añadir Nuevo Ingreso.
- Marca los tratamientos que deseas dar por pagados con el dinero a cuenta.
- En la casilla de la derecha en la fila de cada tratamiento, indica el importe que deseas dar por pagado a cada tratamiento. Este importe puede ser menor al total del tratamiento si estás utilizando una entrega a cuenta.
- A la izquierda del formulario, en el campo "Cantidad Ingresada", introduce el dinero que el paciente está entregando realmente; si físicamente no te está pagando nada y lo que quieres es asociar el dinero a su favor con los tratamientos escribe la cantidad de "0"; ya que realmente no te está ingresando nada, solo nos gastamos el dinero que tiene a su favor. Recuerda escribir el importe de los tratamientos en la casilla del importe de cada uno de ellos.
Pero si por ejemplo el paciente tiene un importe a su favor en la ficha de 100 euros y has seleccionado tratamientos por un importe total de 180 euros, el paciente solo tendrá que pagar la diferencia y en la casilla de "Cantidad Ingresada" deberás escribir los 80€ que será el importe real que te esta pagando. Muy importante que en la casilla de los tratamientos escribas el importe que te vas a gastar. En el ejemplo, si hablamos de dos tratamientos que cada uno tiene valor de 90€; en la casilla del importe de cada tratamiento deberás escribir "90".
Klinikare sumará el total de los tratamientos que es igual a "180" y lo dará como pagado con los 100€ a su favor en la ficha, más los 80€ que está pagando en la actualidad.
- Marca la forma de pago utilizada por el paciente para abonar los 80 euros restantes.
- Marca el tipo de documento que deseas entregar al paciente (por ejemplo, recibo). Una vez seleccionado, el documento se generará automáticamente y podrás entregárselo al paciente.
Siguiendo estos pasos, podrás registrar correctamente un ingreso en el sistema utilizando una entrega a cuenta. Esto asegura que el importe entregado por el paciente se aplique adecuadamente a los tratamientos, y que la diferencia sea pagada según corresponda. La plataforma se encargará de ajustar el saldo a cuenta y generar el documento correspondiente para tu paciente.
Pago anticipado de un tratamiento
Te enseñamos cómo registrar el pago anticipado de un tratamiento en Klinikare, incluso si el tratamiento aún no se ha realizado.
Pasos para Dar por Pagado un Tratamiento Anticipado:
- Dirígete a la ficha del paciente y selecciona la pestaña "Datos Económicos".
- Haz clic en "Añadir nuevo ingreso" para registrar el pago.
- En la parte Izquierda verifica la fecha que aparece automáticamente (puedes ajustarla si es necesario).
- Selecciona cómo ha decidido pagar el paciente (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).
- Ingresa el importe que el paciente está anticipando.
- En la parte Derecha (Tratamientos), marca los tratamientos que el paciente desea pagar por adelantado.
Nota: Aunque el tratamiento aparezca en rojo indicando que está pendiente de realizarse, podrás seleccionarlo para aplicar el pago. - Una vez seleccionados los tratamientos, haz clic en "Distribuir Pago" para aplicar el importe correspondiente a cada tratamiento.
- Después, selecciona "Guardar" para confirmar la transacción.
- Tras guardar, el sistema te permitirá generar un documento justificativo del pago, como un recibo. Podrás imprimir el recibo o descargarlo en formato PDF para enviarlo por correo electrónico al paciente.
Este procedimiento facilita el manejo de pagos anticipados, asegurando que los tratamientos marcados como pagados se registren correctamente en el sistema de Klinikare, ofreciendo además la opción de generar un justificante para el paciente.
Imprimir comprobante de pago
Aprende a generar un comprobante de pago para un paciente en nuestra herramienta de gestión clínica.
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Para comenzar, dirígete a la pestaña "Datos Económicos" del paciente.
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Dentro de esta pestaña, selecciona la línea del pago del que quieres generar el comprobante y en el menú inferior que se despliega clica sobre la opción "Crear Documento". Esto te permitirá generar un comprobante o ticket de pago.
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Luego, elige la opción "ver / Imprimir comprobante".
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La herramienta generará automáticamente un documento PDF con todos los detalles del comprobante de pago, tal como ocurre con otros documentos en el sistema.
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Este documento PDF contendrá toda la información relevante sobre el pago, listo para ser revisado, impreso, o almacenado según las necesidades de la clínica.
Crear un recibo de pago
Te guiaremos en el proceso de crear un recibo para un ingreso ya registrado en nuestra herramienta de Klinikare.
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Para empezar, dirígete a la pestaña "Datos Económicos" del paciente y selecciona el ingreso que deseas generar un recibo.
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Una vez seleccionado el ingreso, en el menú inferior que se despliega pulsa la opción "Crear Documento". Aquí, elige la opción "Recibo".
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El sistema generará automáticamente el recibo asignándole un número correlativo y mostrando los conceptos que se han pagado en ese ingreso.
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Al clicar en "Guardar" el recibo, el ingreso quedará marcado con una "R" indicando que el recibo ha sido generado correctamente.
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Finalmente, para visualizar el recibo, ve a la pestaña "Documentos". Allí aparecerá el recibo que acabas de generar, listo para su revisión o impresión.
Imprimir recibo de pago
Imprime un recibo para presentarlo al paciente usando nuestra herramienta de gestión clínica.
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Primero, dirígete a la pestaña de "Documentos" en la ficha del paciente.
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A continuación, selecciona el recibo que deseas imprimir de la lista de documentos y clica sobre el.
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Una vez seleccionado el recibo, en el menú inferior que se despliega elige la opción "Imprimir". Esto abrirá el documento en formato PDF.
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Antes de proceder con la impresión, el sistema te mostrará el recibo en pantalla en formato PDF. Aquí podrás revisar el documento y decidir si deseas imprimirlo o si prefieres descargarlo. Si optas por descargar el PDF, podrás enviarlo fácilmente por correo electrónico u otro medio digital, según las necesidades del paciente.
