Sección 1: INTRODUCCIÓN
Curso introductorio enfocado para todos los perfiles del personal de la clínica

Sección 2: PERSONAL MÉDICO
Perfiles profesores, alumnos, facultativos y todo personal dedicado a asuntos clínicos

Sección 3: ATN. AL PACIENTE
Perfiles personal de Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente

Sección 4: ADMINISTRACIÓN
Perfiles Gerentes, Administradores, Responsables y todo personal dedicado a la dirección

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3.-  ATENCIÓN AL PACIENTE: Módulo de almacén
Obligatorio para el personal con funciones en la Administración, Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente

Introducción al módulo
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Retirada rápida sin solicitud
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Solicitud y entrega a profesionales
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Pantalla de resumen de almacenes
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Traspaso de material 
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Gestión de inventario
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Proceso de entrada de material
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Uso de centro de costes
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Solicitud y entrega de material
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Menú: 3.-  ATENCIÓN AL PACIENTE

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Introducción al módulo

El almacén es una parte fundamental en la operación diaria de cualquier clínica. Un correcto control y organización de los materiales no solo mejora la eficiencia de las actividades, sino que también asegura el cumplimiento de las regulaciones sanitarias y garantiza la seguridad de los pacientes.

Módulo de Gestión de Almacén en Klinikare

En Klinikare hemos desarrollado un módulo especializado para la gestión del almacén, el cual permite controlar de manera ágil y precisa el stock de materiales que se utilizan en la clínica. Este módulo facilita el almacenamiento y gestión de todos los artículos necesarios para las operaciones diarias.

Funcionalidades Principales del Módulo de Almacén

1. Visión General del Almacén:

   • En la plataforma, dentro de la sección de almacén, puedes ver un resumen completo de todos los almacenes que tengas creados en tu organización. Esto permite una visión global del stock disponible en cada uno de ellos.

2. Creación de Artículos y Categorías:

   • El sistema permite crear artículos y organizarlos en categorías, facilitando la búsqueda y gestión de los diferentes materiales consumibles. Estos artículos pueden ser consultados en cualquier momento para obtener información actualizada sobre su estado y cantidad.

3. Gestión de Entradas y Salidas:

   • Puedes gestionar tanto las entradas (nuevos materiales que llegan al almacén) como las salidas (material retirado para su uso).
   • Es posible registrar salidas de materiales para un profesional específico, o incluso realizar entregas entre almacenes si tienes más de un almacén en la clínica.

4. Definición de Stock Mínimo:

   • Una de las funcionalidades clave es la posibilidad de definir un stock mínimo para cada artículo. Esto asegura que nunca te quedes sin material sin darte cuenta, ya que el sistema te alertará cuando el stock esté por debajo de ese umbral.

5. Integración con el Gestor de Clínicas:

   • El módulo de almacén está conectado con el gestor de clínicas de Klinikare, lo que permite asociar los materiales del almacén a los tratamientos planificados. Así, cada material utilizado se relaciona directamente con un tratamiento específico, proporcionando un control más exhaustivo del stock en función del uso real en los tratamientos.

6. Control de Inventarios:

   • Finalmente, el sistema permite realizar inventarios periódicos para revisar y actualizar el estado de los materiales en el almacén. De esta manera, siempre tendrás información precisa sobre la disponibilidad de materiales, garantizando una gestión eficiente y ordenada del almacén.

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Pantalla de resumen de almacenes

La pantalla de resumen en el módulo de almacenes de Klinikare es una herramienta clave para obtener una visión global de las operaciones de inventario, permitiendo una gestión eficiente y controlada de los materiales almacenados. A continuación, te explicamos cómo utilizar esta pantalla y sus secciones principales para gestionar tus almacenes de manera efectiva.

Secciones Principales en la Parte Superior de la Pantalla

1. Solicitudes en Curso:

   • Esta sección muestra el número de solicitudes pendientes de productos que pueden provenir de otros almacenes o de profesionales que necesitan materiales de tu inventario. Es ideal para tener un control rápido sobre las demandas actuales y gestionar el flujo de productos.

2. Importe Almacenado:

   • Aquí se muestra el valor total de todos los productos y mercancías almacenados en todos los almacenes de tu clínica. Este dato proporciona una visión clara sobre la inversión actual en tu inventario, ayudándote a evaluar su valor económico.

3. Importe Bajo Stock:

   • En esta sección se presenta la cantidad de productos que están por debajo del nivel de stock mínimo definido. Esta información te permite identificar rápidamente los productos que necesitan ser reabastecidos para evitar interrupciones en las operaciones de la clínica.

Información Detallada por Almacén

Desplazando la vista hacia abajo en la pantalla de resumen, se puede acceder a información específica de cada uno de los almacenes creados en la plataforma. Las secciones disponibles para cada almacén son las siguientes:

1. Solicitudes en Curso:

   • Aquí se muestran las solicitudes de productos específicas para ese almacén en particular. Estas solicitudes pueden ser tanto internas (desde la misma clínica) como externas (de otros almacenes), lo que permite una gestión eficaz del flujo de materiales.

2. Importe Almacenado:

   • En esta sección se muestra el valor total de los productos almacenados en un almacén específico, permitiendo tener un control detallado del valor económico de cada almacén individual.

3. Importe Bajo Stock:

   • Esta sección detalla los productos de ese almacén que están por debajo del stock mínimo requerido, ayudando a tomar medidas para reabastecer y mantener el inventario en niveles óptimos.

Análisis y Control desde el Panel de Control

Además de la información disponible en la pantalla de resumen, puedes acceder a ciertos datos importantes a través del panel de control, en el apartado de almacén. Aquí encontrarás una serie de gráficos que te permiten realizar un análisis más detallado de las operaciones del almacén. Algunos de los gráficos disponibles incluyen:

• Seguimiento de la retirada de productos por centro de coste: Este gráfico te permite visualizar qué productos han sido retirados y asociados a un determinado centro de coste, facilitando el control económico de los materiales consumidos.
• Consumo de productos entre fechas: Con este gráfico, puedes evaluar el consumo de productos en periodos específicos, lo que te ayuda a detectar tendencias de uso y a ajustar las compras y la gestión del stock en función de las necesidades reales.

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Proceso de entrada de material

La correcta gestión de la entrada de material en el almacén es fundamental para mantener un control preciso del inventario y asegurar que los productos ingresen al sistema de forma ordenada. A continuación, se detalla el proceso para registrar la entrada de nuevos productos en el almacén utilizando el módulo de gestión de Klinikare.

Pasos para Registrar la Entrada de Material

1. Seleccionar el Almacén:

   • Primero, nos ubicamos en el almacén en el que vamos a realizar la entrada de material. Esto garantiza que los productos se registren en el almacén correspondiente.

2. Acceder a la Opción "Entrada de Productos":

   • Clicamos en la opción Entrada de Productos, lo que nos llevará a un formulario que guiará el proceso para dar de alta los productos.

3. Rellenar el Formulario:

   • En el formulario, es necesario completar la siguiente información:
     • Número de pedido y albarán: Datos relacionados con la compra realizada.
     • Proveedor: Seleccionamos al proveedor del material recibido.
     • Cantidad: Indicamos la cantidad de cada producto recibido.

4. Buscar y Seleccionar los Productos:

   • Podemos buscar el producto en el sistema por su nombre o código. En caso de tener un lector de código de barras, este puede ser utilizado para incluir los productos de manera más rápida y precisa.

5. Añadir los Productos:

   • Una vez localizado el producto, lo añadimos a la lista de entrada con el botón Añadir.

6. Validación de Proveedor Específico:

   • Si un producto ha sido configurado para ser adquirido únicamente de un proveedor específico, el sistema emitirá un mensaje de advertencia si intentamos registrarlo con un proveedor distinto. Esto asegura que las adquisiciones sean precisas y se respeten las configuraciones establecidas para cada artículo.

7. Guardar la Entrada:

   • Una vez que se han añadido todos los productos y se ha verificado que las cantidades son correctas, procedemos a guardar la entrada de los productos en el sistema.

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Retirada rápida sin solicitud

La retirada directa de productos sin necesidad de una solicitud previa es una función útil para gestionar el inventario de forma rápida y eficiente en situaciones que requieren una respuesta inmediata. A continuación, te explicamos cómo realizar una salida de materiales sin una solicitud formal.

Pasos para Realizar la Retirada Directa de Productos

1. Seleccionar el Almacén:

   • Primero, ubícate en el almacén del que se desea retirar el material. Asegúrate de estar en el almacén correcto antes de proceder.

2. Acceder a la Opción "Salida de Productos":

   • Una vez en el almacén, selecciona la opción Salida de Productos para iniciar el proceso de retirada.

3. Confirmar la Retirada Sin Solicitud Previa:

   • Al seleccionar la opción de retirar productos, el sistema te mostrará una ventana para confirmar que deseas realizar una retirada sin solicitud previa. Confirma la acción para continuar.

4. Pantalla de Gestión de Retirada:

   • Tras confirmar, aparecerá la pantalla de gestión para la retirada. Aquí podrás:
     • Seleccionar el centro de coste al que se asignará el material retirado.
     • Elegir los productos que se desean retirar.

5. Seleccionar Productos:

   • Puedes buscar los productos de dos maneras:
     • Búsqueda manual: Introduciendo el nombre o código del producto.
     • Uso de un lector de código de barras: Si dispones de uno, puedes escanear los productos para añadirlos de forma rápida.

6. Trazabilidad de Productos:

   • Para los productos que requieran trazabilidad, es necesario rellenar información adicional. Haz clic en el botón correspondiente en la columna de acciones y proporciona los siguientes datos:
     • Lote
     • Número de serie
     • Fecha de caducidad

7. Finalizar o Cancelar la Retirada:

   • Una vez que hayas seleccionado todos los productos y completado los datos de trazabilidad para los que lo requieran, haz clic en Guardar para finalizar el proceso de retirada.
   • Si decides no continuar con la retirada, puedes hacer clic en el enlace de Cancelar para detener el proceso.

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Traspaso de material 

Para las clínicas que gestionan más de un almacén físico, el módulo de gestión de Klinikare permite realizar traspasos de material entre almacenes, garantizando un control eficiente del stock. A continuación, te explicamos cómo realizar una salida de materiales de un almacén a otro.

Pasos para Realizar una Salida de Material a Otro Almacén

1. Acceder al Almacén:

   • Dirígete al almacén desde el cual se va a gestionar la salida de materiales. El responsable del almacén será el encargado de realizar esta operación.

2. Seleccionar la Opción "Salida de Almacén":

   • En la opción Ver Almacén, selecciona Salida de productos. A continuación, clica en Crear Nueva Solicitud y selecciona la opción para hacer una salida de material a otro almacén de la clínica.

3. Elegir el Almacén de Destino:

   • Selecciona el almacén de destino entre los almacenes previamente creados en el sistema.

4. Seleccionar los Materiales a Traspasar:

   • Marca el material que deseas enviar y la cantidad correspondiente. Puedes buscar el material de manera manual escribiendo parte de su nombre, o utilizar un lector de código de barras para agilizar el proceso.
   • Una vez encontrado el material, haz clic en Añadir. Puedes continuar añadiendo más materiales a la misma solicitud si es necesario.

5. Agregar Observaciones y Guardar la Solicitud:

   • Si es necesario, puedes añadir observaciones sobre el traspaso. Cuando toda la información esté correcta, guarda la solicitud cambiando su estado a Solicitado.
   • En caso de que necesites cancelar la solicitud en ese momento o posteriormente, puedes hacerlo desde el enlace Cancelar Solicitud.

6. Modificar la Solicitud:

   • Si el material seleccionado no es el correcto, puedes modificarlo haciendo clic en los tres puntos al final de la línea del producto y seleccionando la opción Cambiar Producto. Luego, busca el material correcto de manera manual o usando el lector de código de barras y guarda los cambios.

7. Asignación de Centro de Costes:

   • Tienes la opción de asignar esta salida de productos a un centro de costes si lo deseas. Esto te permitirá llevar un control más detallado de los materiales en cada área de la clínica.

8. Entrega de Material:

   • Lo primero es acceder a la solicitud. Lo puedes hacer desde el resumen accediendo al listado de "Solicitudes en curso", o dentro del mismo almacén clicando en "Salida de productos".
   • Al hacer clic en Entregar, verás los productos a entregar. Si la cantidad entregada no coincide con la cantidad solicitada, la fila se mostrará en color gris (entrega parcial). Si entregas la cantidad total solicitada, la fila se mostrará en color verde (entrega completa).
   • En el caso de una entrega parcial, el estado de la solicitud permanecerá como Entrega Parcial hasta que se entregue el resto de los productos. Para finalizar la entrega, debes hacer clic en la solicitud y completar la entrega de los productos pendientes.

9. Identificación de Productos:

   • Si los productos requieren una identificación más precisa (por ejemplo, número de lote o serie), deberás introducir esta información para cada unidad entregada. Esto asegura una trazabilidad completa del material.

10. Finalizar la Entrega:

    • Una vez que todos los productos han sido entregados, el estado de la solicitud cambiará a Entrega Completa.

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Uso de centro de costes

Los centros de coste son una herramienta clave para organizar y hacer seguimiento de los gastos dentro de la clínica, permitiendo un mejor control financiero. A continuación, explicamos cómo crear y gestionar los centros de coste en la plataforma y su relación con la gestión de inventario.

Creación de Centros de Coste

Para crear nuevos centros de coste, sigue estos pasos:

1. Acceder a la Configuración:

   • Dentro de la organización, dirígete al apartado de Configuración y selecciona la opción Centros de Coste.

2. Añadir un Nuevo Centro de Coste:

   • Haz clic en el botón Añadir Centro de Coste. Se te pedirá que asignes un nombre, un código y, si lo deseas, una descripción.
   • Una vez completada la información, haz clic en Guardar.

Puedes crear tantos centros de coste como necesites para organizar y clasificar tus gastos de forma efectiva.

Asignación de Centros de Coste a las Entregas de Productos

Cada vez que realices una retirada de productos desde el almacén, podrás asignar un centro de coste a dicha entrega. Esto facilita la organización y seguimiento de los gastos asociados a cada área de la clínica o proyecto.

Seguimiento de los Centros de Coste

Desde el panel de control de la plataforma, puedes acceder a información detallada sobre los centros de coste creados, y también consultar el histórico de movimientos del almacén para ver la asignación de centros de coste a cada entrega de productos.

Modificación de Asignaciones de Centros de Coste

En caso de que no hayas asignado un centro de coste durante la retirada de productos o desees cambiarlo posteriormente, puedes hacerlo fácilmente:

1. Selecciona el Movimiento en Cuestión:

   • Dirígete al movimiento de productos en el almacén y selecciona la entrega específica.

2. Asignar o Modificar el Centro de Coste:

   • Asigna o modifica el centro de coste correspondiente y guarda los cambios.

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Solicitud y entrega a profesionales

Cuando un profesional requiere material para una intervención, como por ejemplo una cirugía en gabinete, es necesario gestionar la salida de estos productos desde el almacén de forma controlada. A continuación, te explicamos cómo realizar esta acción dentro de la plataforma Clinquer.

Procedimiento para la Retirada de Productos

1. Acceso al Almacén:

   • Desde el módulo de almacén, selecciona el almacén correspondiente desde donde se hará la retirada del material. Puedes hacerlo seleccionando la opción Ver Almacén en el almacén que corresponda o directamente accediendo a las solicitudes en curso. Esto te permitirá ver todas las solicitudes activas de material para los profesionales de la clínica.

2. Crear una Nueva Solicitud:

   • El responsable del almacén deberá gestionar la salida de material haciendo clic en Crear Nueva Solicitud.
   • A continuación, selecciona la opción de retirada para un profesional.

3. Selección del Profesional:

   • Indica a qué profesional se le hará la entrega del material requerido y haz clic en Continuar.

4. Selección del Material:

   • Puedes buscar el material de dos formas:
     • Manual: Introduciendo parte del nombre del producto en el buscador, la plataforma te mostrará las coincidencias disponibles en el almacén.
     • Escáner de Código de Barras: Si dispones de un lector de código de barras, puedes escanear el producto para localizarlo de forma rápida.
   • Una vez localizado el material, haz clic en Añadir para incluirlo en la solicitud.

5. Agregar más Material:

   • Si necesitas añadir más productos a la solicitud, puedes seguir buscando y añadiendo materiales hasta que tengas todo lo necesario.

6. Opciones de Modificación:

   • Si el material seleccionado no es el correcto o necesitas hacer cambios, puedes modificarlo haciendo clic en el menú de tres puntos al final de la línea del producto y seleccionando Cambiar Producto. Puedes buscar el nuevo producto manualmente o con el lector de código de barras, y luego guardar los cambios.

7. Asociar Material al Tratamiento:

   • Para un mejor control del material utilizado, puedes asociarlo al tratamiento correspondiente del paciente. Haz clic en Añadir Tratamientos en la parte superior de la solicitud y busca el nombre del tratamiento. Si el profesional tiene muchos pacientes con tratamientos asociados, puedes buscar directamente el nombre del tratamiento específico para encontrar las coincidencias.

8. Confirmación y Entrega:

   • Una vez que todo el material esté listo para su entrega, haz clic en Enviar al lado de cada producto para completar el proceso.
   • Si alguno de los productos entregados requiere trazabilidad (como un número de lote o fecha de caducidad), debes introducir esa información para cada producto antes de finalizar la entrega.

9. Registro de la Entrega:

   • Una vez realizada la entrega, la plataforma registrará los productos como entregados. Si hay productos que aún no han sido entregados, quedarán registrados como una entrega parcial hasta que se complete la entrega de todo el material solicitado.

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Gestión de inventario

Una vez que hayas registrado la entrada de productos en tu almacén, es importante llevar a cabo ajustes periódicos para asegurarte de que el stock reflejado en la plataforma coincida con lo que tienes físicamente. A continuación, te explicamos cómo realizar el inventario en tu almacén a través de Klinikare.

Pasos para Hacer el Inventario

1. Acceso al Inventario:

   • Ubícate en el almacén correspondiente desde el módulo de Almacén.
   • En la parte superior de la pantalla, encontrarás el botón Ver Inventario. Al hacer clic, se mostrará un listado con todos los productos que has registrado en el almacén.

2. Visualización del Stock:

   • Este listado te mostrará el stock actual de cada producto. Si lo deseas, puedes ajustar el orden de las columnas arrastrándolas para adaptarlo a tu preferencia y comodidad.

3. Reajustar Inventario:

   • Si es necesario hacer ajustes en el stock, haz clic en el botón Reajustar Inventario.
   • En la pantalla de ajustes, verás dos columnas principales:
     • Stock actual, que muestra la cantidad registrada en Klinikare.
     • Stock físico, donde debes introducir la cantidad real que tienes en el almacén.

4. Búsqueda de Productos:

   • Para facilitar el proceso, puedes buscar productos específicos utilizando el campo de búsqueda, introduciendo el nombre o el código del producto.
   • A medida que escribas la cantidad actual de unidades físicas, Klinikare te mostrará la diferencia entre lo registrado y lo que realmente tienes.

5. Guardar Cambios:

   • Puedes ir guardando los ajustes realizados utilizando la opción Guardar y continuar con el inventario en otro momento.
   • Cuando hayas terminado de ajustar todo el stock, puedes guardar y aprobar la acción. Esto generará los movimientos necesarios para ajustar el stock en la plataforma. Una vez aprobado, ya no podrás realizar cambios, salvo que hagas otro reajuste de inventario.

6. Histórico de Movimientos:

   • Klinikare guarda versiones de tus ajustes de inventario, permitiéndote volver a una versión anterior si lo necesitas. Para acceder a estas versiones:
     • Ubícate en el almacén y haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha.
     • Selecciona la opción Histórico de Movimientos.
     • Esto te mostrará un listado de todas las acciones realizadas en el almacén, incluyendo los ajustes de inventario.
     • Haz clic sobre la versión que desees recuperar para continuar con el inventario desde ese punto.

Búsqueda de Movimientos Anteriores

Si tienes muchos movimientos registrados y te resulta difícil encontrar uno específico, puedes utilizar los filtros de Klinikare. Por ejemplo, puedes filtrar los movimientos por fecha, seleccionando el día en el que se creó el registro. Esto te mostrará únicamente las acciones realizadas en la fecha que hayas escogido.

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Solicitud y entrega de materiales

Si trabajas en una clínica con varios almacenes ubicados en distintas posiciones geográficas, Klinikare te permite solicitar material de un almacén a otro de manera fácil y organizada. A continuación, te explicamos el proceso para hacer una solicitud de productos entre almacenes.

Pasos para Realizar la Solicitud

1. Posicionarse en el Almacén Solicitante:

   • Dirígete al almacén que requiere los artículos.
   • Haz clic en el menú de tres puntos en la parte superior derecha de la pantalla.
   • Selecciona la opción Solicitar productos a otro almacén.

2. Crear una Nueva Solicitud:

   • Serás dirigido al listado de solicitudes de productos.
   • Haz clic en Crear nueva solicitud en la parte superior de la pantalla.
   • Selecciona el almacén desde el que solicitarás los productos. Klinikare te mostrará automáticamente todos los almacenes dados de alta en la organización.

3. Añadir Productos a la Solicitud:

   • Indica la cantidad de cada producto que necesitas y selecciona el artículo.
   • Añade los productos a la solicitud haciendo clic en Añadir.
   • Repite esta acción para todos los productos que necesites solicitar.

4. Guardar la Solicitud:

   • Una vez que hayas añadido todos los productos, guarda la solicitud.

Proceso en el Almacén que Recibe la Solicitud

1. Ver la Solicitud en Curso:

   • El almacén que recibirá la solicitud verá el estado de Solicitado en la lista de solicitudes.
   • Para comenzar el proceso de entrega, deben hacer clic en la solicitud correspondiente.

2. Asociar un Centro de Coste (Opcional):

   • Si es necesario, se puede asociar la solicitud a un centro de coste para llevar un control más detallado de los gastos.

3. Modificar la Solicitud (Opcional):

   • Si algún producto solicitado no es correcto, se puede modificar.
   • Para ello, haz clic en el menú de tres puntos al final de la línea del producto y selecciona Cambiar producto. Puedes buscar el producto manualmente o con un lector de código de barras.
   • Una vez hecho el cambio, haz clic en Guardar.

4. Entrega de los Productos:

   • Para realizar la entrega, haz clic en Entregar y selecciona la cantidad de cada producto que estás enviando. Esto registrará si la entrega es completa o parcial.

5. Trazabilidad de los Productos:

   • Para los productos que requieren trazabilidad, haz clic en el botón correspondiente en la columna de acción y rellena la información del lote, número de serie y fecha de caducidad.

6. Finalizar la Solicitud:

   • Una vez entregados los productos y gestionada su trazabilidad, guarda los cambios. Esto cerrará la solicitud y quedará registrada la entrega por parte del almacén que ha recibido la petición.

Cancelación de la Solicitud

• En cualquier momento, tanto durante la creación de la solicitud como después de haberla guardado, puedes cancelar la solicitud haciendo clic en Cancelar solicitud.

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