Sección 2: PERSONAL MÉDICO
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2.- PERSONAL MÉDICO: Todo sobre los Pedidos a Proveedores
Obligatorio para el personal con funciones en la Administración, Recepción, Auxiliares y todo perfil de atención al paciente
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Imprimir la etiqueta de la órden de trabajo
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Estados de los pedidos y sus fases
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Conoce el módulo
¿Que ofrece el módulo de laboratorios?
El nuevo módulo de laboratorios ofrece mejoras significativas en comparación con las pruebas externas anteriores. Ahora, puedes asociar las órdenes de trabajo directamente a los tratamientos, lo que significa que están inseparablemente vinculados. Por ejemplo, al crear una cita, el pedido al laboratorio se incluirá automáticamente en ella, simplificando el proceso.
Además, podrás visualizar fácilmente los estados de los trabajos y envíos desde la página principal de tu organización en Klinikare, ya que se proporcionan listados claros y accesibles.
Una mejora importante en este módulo es la capacidad de restringir la solicitud de trabajos al laboratorio según el pago realizado por el tratamiento correspondiente. Ahora tienes la opción de configurar el sistema para evitar la creación de órdenes de trabajo hasta que se realice un pago específico. Puedes establecer un porcentaje mínimo de pago, que puede variar entre el 0% y el 100%. Es importante destacar que solo los perfiles de gerente y administrador de la clínica podrán omitir esta restricción al ingresar sus credenciales en el cuadro de texto correspondiente, el cual aparece junto a una advertencia indicando que se requiere un pago mínimo que aún no se ha realizado.
Crear una orden de trabajo al laboratorio
¿Cómo creo una orden de trabajo al laboratorio?
Para crear una orden de trabajo al laboratorio, sigue estos pasos:
- Accede a la ficha del paciente en el tratamiento correspondiente.
- Desde la sección "Evolución", si está asociado a la cita; desde la "Planificación", desplegando el plan de tratamientos al que pertenece; o desde "Datos económicos", una vez esté asociado a un pago.
- Haz clic en el tratamiento y selecciona la opción "Elementos asociados al tratamiento" en el menú inferior.
- Se desplegará un submenú donde podrás asociar una "Orden de trabajo" o cualquier costo adicional que deseas reflejar en las liquidaciones de los profesionales.
- Selecciona "Órdenes de trabajo" y, si tu clínica utiliza gavetas asignadas a cada paciente para almacenar muestras u otros elementos, el sistema te ofrecerá la opción de seleccionarla.
- Guarda la configuración y se abrirá una pantalla donde podrás ver las órdenes de trabajo relacionadas con este tratamiento. Si aún no hay ninguna, podrás agregar la primera haciendo clic en el botón de "+".
- Si has configurado un pago mínimo por adelantado para el tratamiento, se mostrará una alerta si esta condición no se ha cumplido.
- Una vez superada esta restricción (si la hay), serás redirigido a una nueva ventana del navegador para comenzar con la gestión de la orden de trabajo.
- El sistema precargará automáticamente el nombre del paciente y su historial, y deberás seleccionar el servicio que deseas solicitar al laboratorio.
- A continuación, se mostrará una lista de laboratorios que ofrecen el servicio requerido. Si el laboratorio no se encuentra en la lista, puedes enviarle una invitación para que tenga acceso a los datos necesarios para realizar el trabajo.
- Después de seleccionar el laboratorio, haz clic en "Aceptar" y se abrirá un formulario donde deberás proporcionar los datos necesarios para la solicitud del trabajo.
La orden de trabajo se divide en secciones según la información requerida. La primera sección contendrá los datos del paciente, que se obtienen de la ficha del paciente en Gestiona.
- En la siguiente sección, proporciona los datos de envío para la entrega y facturación del trabajo solicitado.
- A continuación, ingresa los detalles y requisitos específicos que se solicitan al proveedor o laboratorio, y opcionalmente puedes incluir una fecha máxima de entrega.
- Luego, se especificarán los elementos necesarios para la realización del trabajo por parte del laboratorio. Los campos y datos del formulario pueden variar según el proveedor y sus requerimientos.
- También encontrarás un campo de "Notas" donde puedes agregar cualquier información adicional que consideres relevante para el proveedor. Este campo permite una comunicación bidireccional, ya que el proveedor puede responder a estas notas una vez que reciba la orden.
- Una vez que hayas completado todos los campos, puedes guardar la orden de trabajo y cambiar su estado según los protocolos establecidos en tu clínica.
- Los estados de las órdenes de trabajo reflejan su situación tanto en la clínica como en el proveedor. El estado inicial siempre es "Borrador" y puede cambiar a diferentes estados según los procedimientos de tu clínica, como "Pendiente de Autorización" si se requiere la aprobación de un superior, o "Solicitud de trabajo" si el perfil tiene permisos para solicitar la producción del trabajo al proveedor.
Una vez que hayas guardado el formulario y marcado el estado correspondiente, podrás acceder a la orden de trabajo desde la ficha del paciente, en la pestaña de "Pedidos a Proveedores". También puedes acceder a ella desde la "Planificación" o "Evolución", haciendo clic en el tratamiento y seleccionando "Elementos asociados al tratamiento".
Además, tienes un acceso directo a las órdenes de trabajo desde la página principal de Klinikare para tu organización, justo debajo de las opciones de la clínica, en el enlace "Órdenes de trabajo".
Cómo Adjuntar Imágenes
Instrucciones para Adjuntar Imágenes en una Orden de Trabajo en Klinikare
Klinikare ofrece una manera eficiente y segura para que los profesionales dentales gestionen la información de sus pacientes, incluyendo la captura y subida de imágenes directamente desde dispositivos móviles. A continuación, se describen los pasos detallados para adjuntar imágenes a una orden de trabajo en Klinikare:
1. Accede a la Orden de Trabajo del Paciente
- Inicia sesión en tu cuenta de Klinikare y accede al listado de Órdenes de trabajo en el menu lateral izquierdo de la pagina principal de tu organización, ó puedes hacerlo desde la pestaña de "Pedidos a proveedores" en la ficha del paciente.
- Crea una nueva Orden ó selecciona la que necesites para editarla e icluir las imágenes. Para editarla tan sólo clica sobre ella y selecciona la opción "Ver ficha de la orden".
2. Ubica el Campo para Adjuntar las Imágenes
- En la orden de trabajo donde se detallan las indicaciones para la petición al laboratorio, busca el campo para adjuntar imágenes. Este campo es crucial para proporcionar documentación visual del estado del paciente y de las áreas que requieren tratamiento.
3. Vincula el Dispositivo Móvil para las capturas
- Junto al campo de imágenes, encontrarás un icono de código QR.
- Escanea el Código QR:
- Haz clic en el icono para generar un código QR.
- Usa tu dispositivo móvil para escanear el código QR. La mayoría de los dispositivos tienen un lector de códigos QR integrado en la cámara. Si tu dispositivo no lo tiene, puedes descargar una aplicación de lector de códigos QR.
- Después de escanear, se mostrará un enlace en el dispositivo. Haz clic en este enlace para vincular tu dispositivo móvil con la orden de trabajo en Klinikare.
4. Carga las Imágenes al Sistema
- Una vez vinculado el dispositivo, tendrás dos opciones:
- Capturar Imágenes en el Momento: Usa la cámara de tu dispositivo móvil para capturar las imágenes necesarias de los dientes o áreas a tratar. Las imágenes se subirán automáticamente a la orden de trabajo.
- Subir Imágenes Existentes: Si ya tienes imágenes guardadas en tu dispositivo, selecciona las imágenes y súbelas directamente.
5. Guarda la Información
- Asegúrate de revisar todas las imágenes subidas y confirmar que sean claras y relevantes para el trabajo solicitado.
- Una vez que todas las imágenes y detalles de la orden de trabajo estén completos, haz clic en "Guardar cambios" para asegurar que toda la información quede registrada.
Al tener todos los datos del paciente, detalles del trabajo y las imágenes en un solo lugar, se minimizan los errores y se garantiza que el laboratorio reciba toda la información necesaria, facilitando la comunicación con los laboratorios
Mantener toda la información en Klinikare asegura que los datos de los pacientes estén protegidos y gestionados de acuerdo con las normativas vigentes.
Impresión de la etiqueta de la orden de trabajo
Después de crear la orden de trabajo, en la primera ficha encontrarás un menú representado por tres puntos verticales. Al hacer clic en él, se desplegarán varias opciones de impresión.
La primera opción es "Imprimir etiqueta", que te permite imprimir la etiqueta con su código de barras o código QR. Puedes elegir utilizar ambos códigos. Escanear estos códigos te llevará directamente a la orden de trabajo una vez que llegue al laboratorio o regrese a la clínica.
La etiqueta también incluye el nombre del laboratorio y el número de la orden de trabajo.
La segunda opción de impresión es "Imprimir pegatina", que presenta los mismos datos pero en un formato más pequeño y reducido, diseñado para impresoras de pegatinas. Esta opción solo incluye el código QR, que es el más utilizado por los usuarios.
La tercera opción en este menú es el "Historial de modificaciones" en los estados de la orden de trabajo. Te muestra qué estado ha cambiado, quién lo ha realizado y la fecha y hora del cambio.
Invitar a mi proveedor habitual
¿Cómo añadir un laboratorio como proveedor habitual?
Para añadir un laboratorio como proveedor habitual, sigue estos pasos:
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Al dar de alta una orden de trabajo y seleccionar el servicio requerido, Klinikare te mostrará una lista de proveedores o laboratorios disponibles que ofrecen ese servicio. Si tu proveedor de confianza no aparece en la lista, puedes enviarle una invitación para que se registre como laboratorio en Klinikare y acceda a tus solicitudes.
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Haz clic en el botón "+ Añadir a mi proveedor". Aparecerá un pequeño formulario que te permitirá buscar entre los proveedores disponibles en Klinikare o dar de alta uno nuevo que aún no esté registrado en la plataforma.
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Utiliza el campo de búsqueda para encontrar el nombre del proveedor. Si no aparece en los resultados, selecciona la opción "+ Nuevo proveedor".
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Completa el formulario proporcionando el nombre completo del proveedor, su dirección de correo electrónico (este dato es imprescindible para que reciba la invitación de registro en Klinikare) y opcionalmente su número de teléfono, si lo tienes disponible.
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Si ya tienes una tarifa acordada con el proveedor, puedes incluirla en el formulario para futuras solicitudes de ese servicio. Haz clic en "Añadir" para enviar la invitación al proveedor.
Una vez enviado, el proveedor recibirá la invitación a través de su correo electrónico y podrá registrarse en la plataforma Klinikare como laboratorio. A partir de ese momento, podrás seleccionarlo como proveedor habitual al crear órdenes de trabajo.
Órdenes de trabajo y sus vinculaciones
Con el nuevo módulo de órdenes de trabajo de Klinikare, la vinculación con los tratamientos es inmediata y completa. Al dar de alta una solicitud al proveedor desde el tratamiento, la orden de trabajo se vincula automáticamente y se vuelve inseparable.
Una vez creada, la orden de trabajo estará vinculada al tratamiento, lo que significa que al programar una cita para el paciente con dicho tratamiento, la orden de trabajo se vinculará automáticamente. Esta integración ofrece una gran ventaja, ya que en la agenda podrás identificar rápidamente si el trabajo se encuentra en proceso en el laboratorio o si ya ha sido enviado a la clínica y está listo para ser utilizado durante la cita con el paciente.
Incluso desde la agenda, es posible generar un listado diario de citas que contengan órdenes de trabajo. Solo necesitas hacer clic en el día deseado y seleccionar la opción "Citas con órden de trabajo" en el menú inferior. Esto te mostrará un listado de todas las citas que tienen órdenes de trabajo asociadas, lo que te permitirá gestionar las acciones necesarias para garantizar un flujo correcto de atención para tus pacientes en la agenda de Gestiona by Klinikare.
Estados de los pedidos y sus fases
Cambia el estado de las órdenes de trabajo y mantén siempre actualizados los pedidos al laboratorio.
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Accede a la lista de órdenes de trabajo: Inicia sesión en el sistema y navega hasta la sección donde se listan todas las órdenes de trabajo. También puedes acceder desde la ficha del paciente en la pestaña de "Pedidos a proveedores", clica sobre el pedido y en el menú inferior que se despliega selecciona la opción "Ver"
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Edita el estado de la orden: Localiza el botón "Guardar cambios" al final del formulario.
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Elige el nuevo estado: En la ventana que muestra, verás una lista de estados disponibles. Estos estados son consecutivos al estado actual de la orden de trabajo. Selecciona el nuevo estado al que deseas cambiar.
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Guarda los cambios: Una vez seleccionado el nuevo estado, vuelve a clicar en "Guardar cambios". Esto actualizará el estado de la orden de trabajo en el sistema.
2. Solicitar una Nueva Fase para la Orden de Trabajo
Si necesitas agregar una nueva fase para una orden de trabajo:
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Confirma el estado de la fase actual: Asegúrate de que la fase actual de la orden de trabajo esté en estado "Finalizado". Solo en este estado podrás solicitar una nueva fase.
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Haz clic en "Solicitud de nueva fase": Al final del formulario, encuentra el botón de "Guardar cambios" y haz clic en la opcion de "Solicitud de nueva fase". Vuelve a clicar en "Guardar cambios".
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Completa el formulario de nueva fase: Se abrirá un nuevo formulario que mantendrá la información de las fases anteriores. Revisa y completa los campos necesarios para la nueva fase.
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Guarda la nueva fase: Una vez que hayas llenado todos los campos, haz clic en "Guardar cambios" al final del formulario, selecciona el estado correspondiente y vuelve a guardar para añadir la nueva fase al flujo de trabajo de la orden.
3. Manejar Solicitudes de Trabajo en Garantía
En caso de que necesites enviar una orden de trabajo en garantía:
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Verifica el acuerdo con el laboratorio: Antes de cambiar el estado, asegúrate de que tienes un acuerdo con el laboratorio para enviar el trabajo en garantía.
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Selecciona el estado "Solicitud de trabajo en garantía": Al final del formulario, encuentra el botón de "Guardar cambios" y haz clic en la opcion de "Solicitud de trabajo en garantía". Vuelve a clicar en "Guardar cambios".
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Al seleccionar este estado, se generará automáticamente una nueva fase para la orden de trabajo. Rellena todos los campos requeridos. Ten en cuenta que el formulario actual no podrá ser modificado después de realizar este cambio.
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Guarda los cambios: Haz clic en "Guardar cambios" para aplicar el nuevo estado y comenzar el proceso de trabajo en garantía.
Importante:
- Guardar cambios siempre es crucial: Recuerda siempre hacer clic en "Guardar cambios" después de actualizar cualquier estado o solicitar una nueva fase para asegurarte de que todas las modificaciones se registren correctamente en el sistema.
- Flujo de estados personalizado: Los estados disponibles para cambiar dependen tanto del perfil del usuario en el sistema como del estado actual de la orden de trabajo.
Siguiendo estos pasos, podrás gestionar eficazmente las órdenes de trabajo y sus fases en el sistema de laboratorios.
