La gestión de tu clínica dental paso a paso

¿Te preocupa la gestión de tu clínica dental?

Para muchos llegar a abrir una clínica dental supondrá un gran paso en su vida profesional. Sin embargo, algunos no llegan a alcanzar esta meta debido a la gran cantidad de gestiones que supone realizar esta tarea. No por el hecho de llevarlas a cabo, sino, más bien, por la preocupación de no saber exactamente qué se necesita para abrir un negocio de este tipo.

De ahí la naturaleza de este artículo, clarificar las dudas que surgen a aquellos que quieran gestionan una clínica dental, ya sean propietarios o tengan en mente abrir una.

Trámites burocráticos para abrir una clínica dental

En el caso de que se quiera abrir una clínica dental, lo primero que hay que tener en cuenta es toda la gestión administrativa que supone crear un nuevo negocio. Para ello, recomendamos hacer un listado con todas las gestiones necesarias, entre las que podremos encontrar:

• Decidir qué forma jurídica va a tener la empresa (limitada, anónima, civil…). Se puede encontrar información sobre ello en el propio sitio web de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa.

• Obtener el CIF de la empresa. Para ello, simplemente hay que solicitar cita en la delegación de Hacienda más cercana y aportar la documentación necesaria.

• Conseguir los diferentes tipos de licencia que se necesitan antes de poner en marcha el negocio. Un ejemplo de ello pueden ser las licencias de apertura o actividad. Estos trámites se realizan en el Ayuntamiento de la localidad en la cual se abra la clínica dental. Los requisitos y documentación necesaria depende de la institución en sí. Pero, si se tienen dudas, es tan sencillo como pedir cita, llamar por teléfono o acudir al sitio web del Ayuntamiento en cuestión y ver qué trámites son necesario para ello

Cumplir con el GDPR

Esta es una cuestión que en la actualidad preocupa bastante a los responsables de las clínicas, ya que este tipo de negocios maneja una gran cantidad de datos diariamente. Para no incumplir la normativa, existen una serie de recursos donde se puede encontrar toda la información necesaria. Por ejemplo:

• Agencia española de protección de datos
• Consejo General de Colegios Oficiales de Odontólogos y Estomatólogos de España (CGCOE)
• Comisión europea

Es necesario estudiar concienzudamente este punto puesto que, desde que se aplicase en mayo de 2018 el nuevo reglamento de protección de datos, todas las empresas asumen una responsabilidad mayor con respecto a la privacidad y la gestión de los datos. Sobre todo, si se trata de pacientes, como en este caso.

Para ello hay que seguir una serie de pautas. Entre ellas:

1. Obtener el consentimiento por parte del paciente del uso de sus datos.
2. Asegurar la confidencialidad de estos por parte de los trabajadores de la clínica.
3. Estar en condiciones de demostrar en todo momento que la clínica cumple con las previsiones normativas en materia de protección de datos.
4. Los datos deben ser tratados de manera lícita, leal y transparente.
5. Evaluar la cantidad de datos necesarios y garantizar que no se recopilen datos que no sean pertinentes.
6. No se pueden utilizar los datos personales para otros fines que no sean compatibles con la finalidad original de la recopilación.

Para llevar a cabo fácilmente la ley de protección de datos es interesante contar con un software de gestión de clínica que cumpla con los requisitos de la Ley y te facilite el registro de los ficheros en la Agencia de Protección de Datos.

Software capacitado para cumplir con la ley de protección de datos

Aspectos financieros relativos a la gestión de clínica

Más allá de la inversión inicial que se realice en la clínica, (local, mobiliario, equipos informáticos, maquinaria, etc.), lo ideal es contar con una previsión de ingresos y gastos para luego no llevarnos ninguna sorpresa.

Entre los gastos que podemos encontrar en la gestión de una clínica dental de forma mensual se encuentran las nóminas, agua, electricidad, seguros, etc.; y entre los ingresos podemos contar con aquellos tratamientos que estén planificados para realizar el mes en cuestión.

No obstante, sabemos que, por lo general, llevar a cabo esta gestión de clínica suele traer consigo muchos dolores de cabeza. Es por lo que cada vez más clínicas dentales acuden a programas tecnológicos que les ayudan en la facturación mensual y gestión administrativa. Pero para que este tipo de herramienta sea útil en este sentido, debería ofrecer:

• Detalle en tiempo real de la facturación mensual con tus colaboradores: producción, costes, retención e importe neto a liquidar.
• Balances periódicos y control de la tesorería de tu clínica.
• Informes y listados personalizados.
• Un panel de control para conocer la evaluación de las diferentes áreas de tu clínica.

Fuentes: Coeb, AEPD, proteccióndatos-lopd, neosalut