Estos beneficios conllevan, entre otros, un ahorro significativo de costes, procesos administrativos simplificados, automatización de tareas, etc. Una larga lista que ha nacido con el propósito de hacer la vida más fácil a todos los profesionales de la salud.
Las clínicas, en concreto, llevan sumergidas en la revolución digital varios años y, además, “están respondiendo rápidamente”, según Ricardo López, covicepresidente de la Sociedad Española de Odontología Computarizada (SOCE). Esto ocurre, “en unos casos de forma global, armonizando todo el proceso del trabajo clínico diario; en otros, con el diagnóstico, la planificación y el tratamiento a través de herramientas digitales”, puntualiza.
Ante este panorama, la opción más acertada para las clínicas es la de unirse al bando de las nuevas tecnologías. Sin embargo, a veces, se hace difícil saber a ciencia cierta cuáles son las herramientas que mejor se adaptarán a cada pilar de nuestro negocio.
En la práctica lo que realmente importa es que la tecnología que se vaya a implementar permita realizar todos los cometidos sin interrupción. No obstante, para ello es necesario conocer con antelación cada una de las funcionalidades que la solución pueda ofrecer.
En particular, a la hora de elegir un software de gestión clínica es imprescindible saber ciertos parámetros que, a priori, resultan complicados de establecer. Por esta razón, el objetivo de este artículo es conocer con qué funcionalidades cuenta nuestro software y su importancia dentro del entorno médico.
¿Qué capacidades debe tener un software de gestión de clínica?
Gráficamente, podría resumirse de tal forma:
- Citas online:
- Recordatorio y confirmación de citas
- Gestión de citas
- Gestión de presupuestos
- Elaboración de presupuestos
- Realización y cobro de la visita
- Seguimiento de pacientes
Para explicar todas estas funcionalidades, detallaremos cada uno de estos puntos en tres artículos. Hoy, hablaremos en profundidad sobre todo el módulo de citas online.
Cita online
Este servicio es uno de los que más preocupaciones ocasionan en las clínicas a día de hoy. No es de extrañar si tenemos en cuenta que para que un sistema ofrezca la mejor solución tiene que ser configurable, personalizable y, además, estar a la vanguardia.
Son estos motivos, precisamente, los que nos llevan a ofrecer una agenda que permita su completa organización, tanto por especialista como por recursos.
Además, ¿cuántas veces te ha pasado querer encontrar un dato de un paciente y no tener forma de localizarlo? De ahí la importancia, al registrar a un cliente, de añadir todos sus datos de contacto, cómo nos han conocido, el motivo de la visita, así como cualquier dato que el doctor quiera aportar.
Recordatorio y confirmación de la cita mediante SMS
En una clínica, sea de la índole que sea, hay siempre mucha carga de trabajo. No importa la época del año, la dimensión de la empresa, o la cantidad de pacientes que haya en un mismo día. La realidad es que siempre hay algo que hacer.
Por ello, y sabiendo esto de antemano, una de las ventajas que ofrece este sistema es la posibilidad de enviar mensajes recordando la cita a los pacientes. Todos somos humanos y podemos sufrir despistes. De hecho, es por este tipo de razones por lo que contamos con herramientas que nos simplifican la vida. En este caso, el programa siempre está alerta y evita posibles olvidos, procedentes tanto del cliente como de la propia clínica.
Para dar un paso más, permite personalizar el SMS e incluye un enlace donde el paciente puede confirmar o solicitar el cambio de cita. De esta forma, en el caso de que el paciente confirme su cita, automáticamente esta quedará reflejada en la agenda. Y, si por el contrario el paciente solicita un cambio de cita, se generará una alerta para que el personal pueda llamarle.
Gestión de citas
Antes hablábamos de la simplificación en los procesos como una de las ventajas a destacar a la hora de contar con tecnología puntera. Un buen ejemplo de ello es la posibilidad de tener un programa que permita, de manera sencilla, cambiar el día, la hora, el profesional o incluso la duración de la cita.
Y, para hacer el ejemplo aún más evidente, da información del estado de la cita, indicando si el paciente ha llegado y dónde se encuentra dentro de la clínica.
Otro punto a favor es que permite ver los distintos estados en los que se puede encontrar el paciente. De tal forma que, sin estar cambiando de pantalla, podamos ver qué pacientes llegan tarde, los que se encuentran ya en la cita o si esta ya ha finalizado.
Como hemos visto, la organización de la agenda dentro de una clínica es un asunto que abarca numerosos detalles que no podemos descuidar. De cara, sobre todo, a conseguir nuestro objetivo principal: dar un servicio excepcional a nuestros clientes.
Dejamos aquí el tema de la organización de citas y su seguimiento. La próxima semana, nos centraremos en otro asunto de especial interés para las clínicas: las funcionalidades de un software de gestión clínica en cuanto a los presupuestos.
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